Scan-IT to Office Bedienungsanleitung

Kompatibilität

Die Scan-IT to Office App ist für Android- und iOS-Geräte erhältlich (Smartphone und Tablet). Das Scan-IT to Office Add-In funktioniert auf Desktop-Computern mit Windows- und Mac-Betriebssystemen. Folgenden Ziele werden unterstützt:

• Microsoft Word/Excel 2013 / 2016 / 2019
• Microsoft Word/Excel 365 (Desktop- und Online-Version)
• Google Tabellen
• Google Chrome

Die Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge ist ein eigenständiges Tool, welches die gleiche Funktionalität wie das Add-In bietet.

• Smart Keyboard Wedge für Microsoft Windows 10 (Version 1803+)
• Smart Keyboard Wedge für macOS Version 10.12+

Download & Installation

Installieren der App

Die Scan-IT to Office App kann als kostenlose Demoversion getestet werden. Die Daten werden in unregelmäßigen Abständen durch Demo-Daten ersetzt. Für eine uneingeschränkte, produktive Nutzung bitten wir Sie ein Abonnement zu erwerben. Die mobile App ist für Android auf Google Play und für iOS im App Store verfügbar:

• Scan-IT to Office für Android installieren
• Scan-IT to Office für iOS installieren

Installieren des Add-In's

Um diese Datenerfassungslösung nutzen zu können, benötigen Sie zusätzlich das entsprechende Scan-IT to Office Add-In für Ihre Zielanwendung oder das Smart Keyboard Wedge für Ihren Desktop-Computer. Das Add-In bzw. Tool ist unter den angeführten Links kostenlos erhältlich:

• Scan-IT to Office für Word/Excel installieren
• Scan-IT to Office für Google Sheets installieren
• Scan-IT to Office für Google Chrome installieren
• Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge installieren

Benutzeroberfläche

Menü

Das Hauptmenü ( ⋮ ) enthält folgende Elemente:

• Verbindung hinzufügen
  Klicken Sie hier, um die mobile App mit dem entsprechenden Ziel-Add-In zu verbinden, indem Sie den angezeigten QR-Code scannen.
• Verbindungen anzeigen
  Zeigt die verbundenen Add-Ins und deren Status (z.B. online, pausiert, offline).
• Formulare
  Hier können Sie Eingabeformulare zur Datenerfassung auswählen.
• Verlauf
  Enthält eine Liste der zuletzt erfassten Daten (Übertragungsstatus, Scan-/Sendezeit oder die empfangene Statusmeldung).
• Einstellungen
  Hier finden Sie eine Vielzahl an Einstellungsmöglichkeiten (Barcodetypen, Zeichensätze, Kamerascanner-Einstellungen, usw.).

Symbolleiste

Ausrichtung sperren
Die App kann im Hoch- oder Querformat eingesetzt werden. Durch Klicken dieser Schaltfläche können Sie die gewünschte Ausrichtung sperren.

Verbindungsstatus
Dieses Symbol zeigt den aktuellen Verbindungsstatus in der jeweiligen Farbe an (Details siehe Verbindungen).

Formulare
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das gewünschte Eingabeformular für die Datenerfassung auszuwählen.

Manuelle Eingabe
Tippen Sie auf dieses Symbol, um Barcode-Daten manuell über die Tastatur einzugeben.

Verbindung hinzufügen (Koppeln)

Koppeln verbindet die mobile App mit dem Add-In / Keyboard Wedge des Zieldokuments auf Ihrem Desktop-Computer. Das ist einfach und in wenigen Schritten erledigt:

• Öffnen Sie das Hauptmenü ( ⋮ ) Ihrer Scan-IT to Office App und wählen Sie Verbindung hinzufügen aus.
• Öffnen Sie das gewünschte Zieldokument mit dem bereits installierten Scan-IT to Office Add-In, welches einen QR-Code zum erstmaligen Koppeln anzeigt.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche QR-Code scannen auf Ihrem Smartphone.
• Scannen Sie nun den angezeigten QR-Code (siehe Bild).
• Wenn beide Instanzen (App und Add-In) eine aktive Verbindung aufweisen (grünes Symbol / grüne Statusanzeige), können Sie mit der Datenerfassung starten.
• Ab jetzt funktioniert der Datentransfer wie von selbst: Die erfassten Daten werden automatisch an die geöffneten Zieldokumente gesendet.
• Alle aktuell verbundenen Add-Ins und deren Verbindungsstatus finden Sie unter Verbindungen anzeigen im Hauptmenü.
• Um mehrere Geräte zu Ihrem Add-In hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Add Phone. ( ) unterhalb der Geräteliste (Configured Phones).
• Wenn Sie Daten an mehrere Ziele weiterleiten möchten, müssen Sie die App mit weiteren Add-Ins verbinden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Scan-IT to Office FAQs.

Verbindungen anzeigen

• Um erfasste Daten mit einem Dokument empfangen zu können, muss die App eine aktive Verbindung anzeigen (grünes Icon in der Symbolleiste) und der Geräteeintrag im Add-In muss ebenfalls aktiv sein (grüne Statusanzeige).
• Falls die Scan-IT to Office App einen Verbindungsfehler mit einem roten Symbol anzeigt, stellen Sie sicher, dass Ihr mobiles Gerät eine Internetverbindung hat.
• Wenn die Scan-IT to Office App auf ein Verbindungsproblem mit einem Symbol in gelb hinweist, stellen Sie sicher, dass Ihre App mit einem Add-In gekoppelt ist und das Add-In gerade ausgeführt wird.
• Zeigt das Scan-IT to Office Add-In einen Verbindungsfehler mit einem Balken neben dem Geräteeintrag in orange an, stellen Sie sicher, dass Ihr Computer eine Internetverbindung hat.
• Bitte überprüfen Sie, ob Add-In und App identische Servereinstellungen verwenden (nur für aktive Abonnenten verfügbar).
• Eine Liste aller gekoppelten Add-Ins kann über den Menüpunkt "Verbindungen anzeigen" eingesehen werden. Eine Statusanzeige zeigt den Verbindungsstatus der Add-Ins an. (grün = verbunden, gelb = pausiert, grau = nicht verbunden).
• Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Scan-IT to Office FAQs.
• Sollten Sie weiterhin Verbindungsprobleme haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team!

Formulare

Die Datenerfassung auf dem Smartphone oder Tablet erfolgt über klar strukturierte Eingabeformulare:

• Die App bietet eine Reihe an vordefinierter Standard Formulare.
• Bei Bedarf können Benutzer eigene, individuelle Formulare erstellen, diese können durch Klicken der Schaltfläche geteilt werden (das Teilen von Formularen ist derzeit nur unter iOS möglich).
• Kundenspezifische Formulare sind auf Anfrage erhältlich.

Der Formular-Editor beinhaltet derzeit folgende Eingabetypen:

• Barcode
• Text
• Zahlen (z. B. Mengen)
• Liste
• Datum
• Uhrzeit
• Checkbox
• Bilder (von der Kamera oder Gallerie)
• Standortdaten (GPS-basiert)
• Datum & Uhrzeit
• Fixtext
• Stoppuhr

Verlauf

• Datenspeicherung
  Erfasste Daten werden automatisch im Verlauf der App gespeichert. Der Verlauf enthält eine Liste der zuletzt gescannten Daten mit Informationen wie Übertragungsstatus, Scan-/Sendezeit oder die empfangene Statusmeldung.
• Offline-Betrieb
  Ohne aktive Internetverbindung werden die Daten im Verlauf als nicht gesendet eingetragen. Die App sendet dann die Daten automatisch, wenn die Internetverbindung wiederhergestellt ist. Datensätze werden in der gleichen Reihenfolge weitergeleitet, wie sie erfasst wurden.
• Erneutes Senden
  Benutzer können bei Bedarf auch einzelne Datensätze aus dem Verlauf oder den gesamten Verlauf erneut senden.

Einstellungen

• App Einstellungen
  In den Scan-IT to Office App Einstellungen können Sie eine Reihe von Optionen wie erkannte Barcode-Symbologien, Barcode-Präfix / -Suffix, Zeichensätze, Kamerascanner-Einstellungen, etc. anpassen.
• Verbindungen
  Hier können Sie den Gerätenamen und die verbundenen Add-Ins einsehen bzw. anpassen. Sie können auch den Server / Port auswählen, der für die Kommunikation verwendet wird. Weitere Informationen zu Verbindungen finden Sie unter "Verbindungen anzeigen".
• Lizenzstatus
  Zeigt den aktuellen Lizenzstatus Ihrer App an. Sie können ein kostenpflichtiges Abonnement erwerben oder Ihre Lizenz direkt in der App herunterladen / aktualisieren.

Einschränkungen

Bitte beachten Sie: Manche Funktionen benötigen die Verwendung von Microsoft Word/Excel 2016 (oder neuer) oder Google Sheets. Folgende Einschränkungen können auftreten, wenn Sie eine andere Zielanwendung verwenden:

• Kamerabilder können nicht eingefügt werden
• Daten können in Excel nicht in mehrere Spalten aufgeteilt werden, sondern werden in eine einzelne Zelle, getrennt durch Leerzeichen, eingefügt.
• Die ausgewählte Zelle in Excel kann nach dem Einfügen nicht geändert werden. Alle gescannten/gesendeten Daten werden in dieselbe Zelle eingefügt.
• Mehr infos finden Sie unter Scan-IT to Office FAQ.

Mehrfachnutzer / Mehrfach-Zieldokumente

• Es können mehrere Mobilgeräte verwendet werden, um gleichzeitig Daten in ein einziges Microsoft Word- oder Microsoft Excel-Dokument zu scannen. Dazu paaren Sie jede Scan-IT to Office-App mit einer einzigen Microsoft Office-Instanz.
• Ein einzelnes Mobilgerät kann die gescannten Daten gleichzeitig an mehrere Zieldokumente senden.
  Dazu paaren Sie die Scan-IT to Office App mit mehreren Microsoft Office-Instanzen.
• Mehr Infos finden Sie in den Scan-IT to Office FAQ.

Private Cloud / Vor-Ort-Installation

• Scan-IT to Office kann auch über eine Netzwerkfreigabe verteilt werden (ein Microsoft-Konto ist für die Installation oder den Betrieb in diesem Szenario nicht erforderlich, Details auf Anfrage).
• Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort-/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen!

Kauf & Abonnement

• Die Scan-IT to Office App ist als kostenlose Demoversion verfügbar, ein kostenpflichtiges Abonnement schaltet alle Funktionen frei. Ohne Abonnement werden die erfassten Daten von Zeit zu Zeit durch einen Demo-Text ersetzt und/oder eine Benachrichtigung innerhalb der App angezeigt.
• Die Scan-IT to Office App empfiehlt Abonnenten, auf einen Produktionsserver zu wechseln. Wenn Sie den Server wechseln stellen Sie bitte sicher, dass der verwendete Server auch im Scan-IT to Office Add-In angepasst wird (siehe Add-In Optionen).
• Das Scan-IT to Office Add-In / Smart Keyboard Wedge ist kostenlos erhältlich (siehe Download & Installation).

Schlussbemerkungen

• TEC-IT schätzt Ihr Feedback und Ihre Anregungen. Lassen Sie uns wissen, was Sie denken und kontaktieren Sie uns.
• Viel Spaß beim Erkunden dieser Datenerfassungslösung!

Datenschutz und Sicherheit

Scan-IT to Office wurde ganz im Sinne von Datenschutz und Sicherheit entwickelt:

• Die Scan-IT to Office-Lösung verwendet Microsoft Azure Cloud Services (die Server befinden sich derzeit in Nordamerika). Die Server speichern und protokollieren keine persönlichen Daten dauerhaft.
• Zur Paarung wird ausschließlich die Geräte-ID des Mobilgerätes mit dem Scan-IT to Office Add-In ausgetauscht. Es werden keine personenbezogenen Daten wie Benutzernamen, Kontonamen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Zahlungsinformationen verwendet.
• Die Konfigurationsdaten, welche für die Zuordnung einer bestimmten Scan-IT to Office App zu einer Microsoft Office-Instanz erforderlich sind, werden ausschließlich in der App (auf Ihrem Gerät) oder im privaten Speicher der Microsoft Office-Instanz (auf Ihrem PC oder Mac) gespeichert.
• Die Kommunikation wird durch die Verwendung von HTTPS gesichert.

Datenschutzhinweise für das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On

• Das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On verwendet die E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos, um sicherzustellen, dass das Add-In mit dem Konto ausgeführt wird, das aktuell bei Google Sheets angemeldet ist. Dies ist aufgrund eines Problems mit Google Sheets Add-Ons erforderlich, wenn Sie mehrere Benutzer in Google Chrome verwenden.
  Nähere Details finden Sie hier: Problembeschreibung im Google Issue Tracker.
• Das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On speichert keine Ihrer personenbezogenen Daten dauerhaft.
• Das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On gibt keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.