Scan-IT to Office App Bedienungsanleitung

Einleitung

Die Scan-IT to Office App ist für Mobilgeräte (Smartphones und Tablets) mit Android- oder iOS-Systemen erhältlich. Um diese App zu nutzen, installieren Sie zusätzlich die gewünschten Scan-IT to Office Add-Ins oder Scan-IT to Office Tools auf Ihrem Desktop-Computer.

Begriffserklärung

Hier finden Sie eine kurze Erklärung zu den in dieser Bedienungsanleitung verwendeten Begriffen:

• App
  Bezeichnet die Scan-IT to Office App, die auf Ihrem mobilen Gerät installiert ist.
• Add-In
  Bezieht sich auf die Scan-IT to Office Add-Ins. Diese Add-Ins sind spezielle Erweiterungen für Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Chrome und Google Sheets, welche eine optimierte Datenerfassung mit Dokumenten, Tabellen und Browser-Anwendungen ermöglichen. Add-Ins werden in der Regel direkt innerhalb der jeweiligen Anwendung installiert (z.B. über Microsoft AppSource oder Chrome Webstore).
• Ziel
  Bezeichnet das Zieldokument (z.B. eine Microsoft Excel-Tabelle) oder das Zielsystem (z.B. einen Desktop-Computer), welches Daten empfängt, die mit der Scan-IT to Office App erfasst wurden.
• Tool
  Bezeichnet die Scan-IT to Office Tools, das sind Zusatzanwendungen, die direkt auf dem Zielsystem auf Betriebssystemebene installiert werden. Die Scan-IT to Office Tools leiten erfasste Daten an jede Windows/Mac-Anwendung weiterleiten (unter Verwendung der Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge) weiter oder speichert die Daten sofort in einer Datenbank ab (Scan-IT to Office Smart Database Connector).

Download & Installation

Die Scan-IT to Office App kann kostenlos getestet werden. Die kostenlose Version überträgt in unregelmäßigen Abständen Demo-Daten; für eine uneingeschränkte Nutzung bitten wir Sie, ein Abonnement zu erwerben. Die Scan-IT to Office App kann über folgende Links heruntergeladen werden:

• Scan-IT to Office App für Android (Google Play)
• Scan-IT to Office App für iOS (App Store)
• Für eine Volumenlizenzierung bietet TEC-IT eine eigene Version der App an.

Zusätzlich zur Scan-IT to Office App installieren Sie mindestens eine Instanz der Scan-IT to Office Add-Ins oder Scan-IT to Office Tools auf Ihrem Desktop-Computer (Windows oder macOS). Je nach Typ des Add-Ins/Tools erfolgt diese Installation entweder auf Betriebssystemebene oder direkt in der Zielanwendung:

• Scan-IT to Office Add-Ins und Tools installieren

Um Daten von der Scan-IT to Office App an das gewünschte Add-In/Tool zu übertragen, koppeln Sie diese nach der Installation:

• Koppeln

Bei Fragen oder Problemen besuchen Sie bitte die Seite Bekannte Einschränkungen, die Scan-IT to Office FAQs oder kontaktieren Sie uns einfach.

Benutzeroberfläche

Menü

Das Hauptmenü ( ⋮ ) enthält folgende Einträge:

• Verbindungen
  Zeigt die verbundenen Add-Ins und deren Status (z.B. online, pausiert, offline) an.
• Formulare
  Wählen Sie ein vordefiniertes Eingabeformular oder verwenden Sie den integrierten Formulareditor, um ein benutzerdefiniertes Eingabeformular zu erstellen oder zu teilen.
• Verlauf
  Zeigt eine Liste der zuletzt erfassten Daten.
• Abonnements
  Abonnements erwerben und verwalten.
• Einstellungen
  Hier können Sie Optionen für unterstützte Barcodetypen, Zeichensätze, Einstellungen des Kamera-Scanners, Verlaufs, u.s.w. anpassen.

Symbolleiste

Ausrichtung sperren
Die App kann im Hoch- oder Querformat eingesetzt werden. Durch Antippen dieses Symbols können Sie die gewünschte Ausrichtung festlegen.

Verbindungsstatus
Dieses Symbol zeigt den aktuellen Verbindungsstatus in der jeweiligen Farbe an (siehe nächster Punkt).

Formulare
Ermöglicht die Auswahl des gewünschten Eingabeformulars für die Datenerfassung.

Manuelle Eingabe
Um Barcodedaten manuell einzugeben tippen Sie auf dieses Symbol.

Verbindungsstatus

Wird ein grünes Symbol angezeigt, ist Ihre Zielanwendung bereit, Daten zu empfangen.

Wird ein gelbes Symbol angezeigt, vergewissern Sie sich, dass Ihre App mit dem Add-In verbunden ist, dass das Add-In aktiv ist und dass Ihr Mobilgerät im Add-In nicht pausiert ist.

Ein rotes Symbol zeigt einen Verbindungsfehler an, vergewissern Sie sich, dass Ihr Smartphone (oder Tablet) einen Internetzugang hat.

Verbindungen

Der App-Menüpunkt Verbindungen listet alle aktuell gekoppelten Ziele mit ihrem Verbindungsstatus in den folgenden Farben auf:

• grün = online
• gelb = pausiert
• grau = offline

Ist Ihre Verbindung unverschlüsselt, wird folgendes Statussymbol neben dem Verbindungsnamen angezeigt:

Unverschlüsselte Verbindung

Um die Verbindung zu verschlüsseln, aktivieren Sie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in der entsprechenden Zielanwendung (siehe Add-In/Tools Anleitung). Wenn Sie die Scan-IT to Office Tools verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die neueste Version installiert haben.

Verbindung hinzufügen (Koppeln)

Koppeln verbindet die Scan-IT to Office App mit der Zielanwendung oder dem Zieldokument auf Ihrem Desktop-Computer:

• Mobilgerät: Öffnen Sie das Hauptmenü ( ⋮ ), gehen Sie zu Verbindungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Verbindung hinzufügen (siehe vorheriges Bild).
  Ohne eingerichtete Kopplungen erscheint der Bildschirm Verbindung hinzufügen automatisch beim Start der App.
• Desktop Computer: Öffnen Sie das installierte Scan-IT to Office Add-In/Tool, welches einen QR-Code zum erstmaligen Koppeln anzeigt. Wenn kein QR-Code angezeigt wird, klicken Sie auf Add Phone.
• Mobilgerät: Klicken Sie auf QR-Code scannen um den angezeigten Kopplungscode zu scannen (siehe Bild).

Das ist alles, sowohl App als auch Add-In/Tool zeigen eine erfolgreiche Kopplung mit einem grünen Symbol oder einer grünen Statusanzeige an. Sie können nun mit Ihrem Mobilgerät Daten oder Barcodes erfassen; die Daten werden automatisch in Echtzeit an alle verbundenen und aktiven Ziele weitergeleitet.

Erweitert

• Wenn Sie gleichzeitig mit mehreren Mobilgeräten Daten für ein einzelnes Zieldokument erfassen möchten, fügen Sie ein weiteres Smartphone hinzu, indem Sie im Add-In/Tool auf die Schaltfläche Add Phone klicken.
• Wenn Sie die erfassten Daten oder Barcodes gleichzeitig an mehrere Ziele weiterleiten möchten, verbinden Sie die App mit zusätzlichen Add-In/Tool-Instanzen. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.

Eingabeformulare

Die Scan-IT to Office App bietet eine Funktion für das rasche Scannen von Barcodes sowie eine Reihe von vordefinierten Eingabeformularen für gängige Datenerfassungsaufgaben an.

• Mit dem integrierten Formulareditor (Neues Formular erstellen) können Benutzer kundenspezifische Eingabeformulare mit einer beliebigen Kombination von Eingabefeldern erstellen.
• Sie können Eingabeformulare teilen, indem Sie antippen. Um ein geteiltes, benutzerdefiniertes Formular in die App zu importieren, tippen Sie einfach auf die empfangene Datei.
• Um weiteren Anforderungen an das Eingabeformular gerecht zu werden (z.B. Branding oder zusätzliche Funktionen wie etwa Produktsuche), können Eingabeformulare in HTML5 entwickelt werden. Bei speziellen Anforderungen kontaktieren Sie uns bitte!

Feldtypen

Der Formulareditor bietet derzeit folgende Feldtypen:

• Barcode scannen
• Text (OCR)
• Zahlen (z. B. Mengen)
• Liste (Einfach- und Mehrfachauswahl)
• Datum
• Zeit
• Checkbox
• Bild (von der Kamera oder Bildgalerie)
• Standortdaten (GPS)
• Datum & Uhrzeit
• Fixtext
• Stoppuhr

Texterkennung (OCR)

Text kann manuell eingetippt oder mithilfe der Texterkennungs-Funktion eingefügt werden.

• Um die Texterkennung zu starten, tippen Sie einfach auf das Kamerasymbol neben dem Textfeld.
• Nehmen Sie Bilder mit Ihrer Kamera auf oder fügen Sie welche aus Ihrem Foto-Album hinzu (das Hinzufügen aus dem Album ist nur unter iOS möglich).
• Der eingebaute Textscanner wandelt lateinischen Text (oder Zeichen) auf Bildern in editierbaren Text um.
• Wählen Sie den erkannten Text aus, indem Sie mit dem Finger darüber fahren und tippen Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
• Der ausgewählte Text wird dann automatisch in das Textfeld eingefügt.

In der Textscanner-Ansicht werden folgende Symbole angezeigt:

Auswahl aufheben
Tippen Sie auf diese Schaltfläche, um die aktuelle Textauswahl zu entfernen.

Alles auswählen
Tippen Sie auf diese Schaltfläche, um alle erkannten Textpassagen auszuwählen.

Bild aufnehmen/auswählen
Tippen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Bild für die Texterkennung auszuwählen oder aufzunehmen.

Bestätigen
Tippen Sie auf diese Schaltfläche, um den ausgewählten Text in das Textfeld einzufügen.

Verlauf

Die App speichert erfasste Daten im Verlauf ab. Die Anzahl der Einträge im Verlauf kann vom Benutzer eingestellt werden (siehe Einstellungen). Die App kann sowohl mit einer aktiven Internetverbindung (empfohlen) als auch offline verwendet werden. Daten, die während des Offline-Betriebs erfasst wurden, werden automatisch an die gekoppelten Ziele gesendet, sobald wieder eine Verbindung besteht; die Daten werden in der Reihenfolge der Erfassung übertragen.

• Ansehen
  Erfasste Daten werden automatisch im Verlauf der App gespeichert. Der Verlauf enthält die Liste der zuletzt gesammelten Daten mit Informationen wie Übertragungsstatus, Scan-/Sendezeit oder die empfangene Serverstatus-Meldung (nicht auf allen Plattformen verfügbar).
• Erneut senden
  Senden Sie einzelne Datensätze oder den gesamten Verlauf erneut an verbundene Ziele.
• Exportieren
  Die Daten können als Excel- oder CSV-Dateien exportiert werden, indem Sie antippen (nicht auf allen Plattformen verfügbar).
• Löschen
  Einzelne Datensätze oder der gesamte Verlauf können gelöscht werden.

Einstellungen

Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit von Optionen zwischen iOS und Android variieren kann.

Lizenzstatus

Zeigt den aktuellen Lizenzstatus der App an. Lizenzen sind als kostenpflichtige Abonnements mit automatischer Verlängerung auf Google Play oder im App Store erhältlich. Abonnements können vom Nutzer selbst jederzeit geändert, storniert oder verlängert werden. Volumenlizenzen sind direkt bei TEC-IT erhältlich (es sind keine Google Play / App Store Zahlungen oder Konten erforderlich).

Formulare

Benutzerdefinierte Datenerfassungsformulare mit dem integrierten Formulareditor auswählen, erstellen und verwalten.

Scanner-Konfiguration

Passen Sie für den Barcodescanner relevante Optionen (siehe Liste) an. Die Android-Version ist für die zukünftige Unterstützung zusätzlicher integrierter Hardware-Scanner vorbereitet. In der aktuellen Version hat diese Konfiguration keine Auswirkung auf gängige Geräte.

• Bekannte 1D / lineare Barcode-Symbologien
• Bekannte 2D-Barcodes
• Barcode-Zeichensatz
• Symbologie-Kennung entfernen
• Blitzlicht
• Silent Scan-Modus
• Autofokus-Modus
• Permanenter Autofokus
• Autofokus-Verzögerung
• Batch Modus (Serienscan)
• Pause zwischen den Scans
• Präfix
• Suffix

Verlauf

Passen Sie für den Verlauf relevante Optionen an:

• Größe
  Anzahl der im Verlauf gespeicherten Einträge
• Löschen
  Entfernt alle Einträge im Verlauf
• Automatisch erneut senden
  Bei Aktivierung werden nicht gesendete Daten automatisch erneut übertragen, wenn die App wieder online ist
• Intervall für erneutes Senden
  Zeitspanne zwischen den Sendeversuchen
• Server-Bestätigung erforderlich
  Deaktivieren Sie diese Option, wenn eine einzelne Dateneingabe wiederholt an das Ziel übertragen wird.

Verbindung

Passen Sie den Gerätenamen an (dieser wird dem Benutzer in den gepaarten Add-Ins/Tools angezeigt) und verwalten Sie die verbundenen Ziele. Die Servereinstellungen für die Kommunikation sind ebenfalls einstellbar. Weitere Informationen finden Sie unter Verbindungen anzeigen.

Verhalten

Bietet Optionen zum Anpassen zusätzlicher App-Funktionen.

• Manuelle Barcode-Eingabe
  Wenn diese Funktion aktiviert ist, bietet die App die Möglichkeit, Barcodedaten auch manuell einzugeben
• Feedback
  Verschiedene Sound- und Vibrationseinstellungen
• Batterie-Sparmodus
  Stellen Sie ein, dass das Display bei Inaktivität ausgeschaltet werden soll

Konfiguration sperren

Aktivieren Sie diese Funktion und geben Sie ein Passwort ein, um Ihre Konfiguration zu schützen. Diese Funktion ist nützlich, wenn mehrere Mitarbeiter die App mit den gleichen Einstellungen verwenden (z. B. zur unternehmensweiten Datenerfassung). Nach der Aktivierung können folgende Bereiche einzeln gesperrt werden:

• Einstellungen
  Wenn gesperrt, wird ein Passwort benötigt, um die Einstellungen zu öffnen.
• Formulareditor
  Wenn gesperrt, wird ein Passwort benötigt, um Formulare zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen.
• Formularauswahl
  Wenn gesperrt, wird ein Passwort benötigt, um das ausgewählte Formular zu ändern.
• Verbindungen
  Wenn gesperrt, wird ein Passwort benötigt, um neue Ziele zu verbinden oder bestehende zu trennen.

Über

Bietet Links zu den Bedienungsanleitungen, Social Media-Kanälen und YouTube-Videos, zeigt die Allgemeinen Geschäfts­bedingungen an und informiert über die App-Version.

Bekannte Einschränkungen

Aus technischen Gründen sind nicht alle Funktionen in allen Zielanwendungen verfügbar, daher können folgende Einschränkungen auftreten:

Einschränkungen bei der Verwendung von Microsoft Excel 2013:

• Die erfassten Daten können nicht in mehrere Spalten aufgeteilt werden, sondern werden in eine einzige Zelle eingefügt und durch Leerzeichen getrennt (funktioniert ab Microsoft Office 2016).
• Die ausgewählte Zelle ändert sich nach dem Einfügen von Daten nicht, alle Daten werden in die gleiche Zelle eingefügt (funktioniert ab Microsoft Office 2016, wenn die nötigen Updates installiert sind).

Das Einfügen von Bildern ist nur mit folgenden Zielanwendungen möglich:

• Microsoft Word/Excel für Windows (2016 oder neuer)
• Microsoft Word/Excel für Mac (Version 15.20 oder neuer)
• Microsoft Word Online
• Google Sheets

Die Option Zellen an Bildgröße anpassen (Resize cells to fit image size) ist nur mit folgenden Zielanwendungen möglich:

• Microsoft Excel for Windows (Version 1601 oder neuer)
• Microsoft Excel for Mac (Version 15.22 oder neuer)

Einschränkungen bei der Verwendung der Texterkennungsfunktion (OCR) unter Android:

• Das Erkennen von Texten wird ab Android 5.0 aufwärts unterstützt und erfordert die Installation von Google Play-Diensten.

Mehrere Nutzer & mehrere Ziele

• Mehrere Mobilgeräte können gleichzeitig verwendet werden, um Daten für ein einzelnes Ziel zu erfassen. Dazu koppeln Sie jedes Mobilgerät, auf dem die Scan-IT to Office App ausgeführt wird, mit dem gewünschten Scan-IT to Office Add-In/Tool.
• Ein einzelnes Mobilgerät kann die gesammelten Daten gleichzeitig an mehrere Zieldokumente oder Zielanwendungen senden. Koppeln Sie dazu die Scan-IT to Office App mit mehreren Scan-IT to Office Add-Ins/Tools.