Einleitung

Die Scan-IT to Office App ist für Mobilgeräte (Smartphones und Tablets) mit Android- oder iOS-Systemen erhältlich. Um diese App zu nutzen, installieren Sie zusätzlich die gewünschten Scan-IT to Office Add-Ins oder Scan-IT to Office Tools auf Ihrem Desktop-Computer.

Begriffserklärung

Hier finden Sie eine kurze Erklärung zu den in dieser Bedienungsanleitung verwendeten Begriffen:

  • App
    Bezeichnet die Scan-IT to Office App, die auf Ihrem mobilen Gerät installiert ist.
  • Add-In
    Bezieht sich auf die Scan-IT to Office Add-Ins. Diese Add-Ins sind spezielle Erweiterungen für Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Chrome und Google Sheets, welche eine optimierte Datenerfassung mit Dokumenten, Tabellen und Browser-Anwendungen ermöglichen. Add-Ins werden in der Regel direkt innerhalb der jeweiligen Anwendung installiert (z.B. über Microsoft AppSource oder Chrome Webstore).
  • Ziel
    Bezeichnet das Zieldokument (z.B. eine Microsoft Excel-Tabelle) oder das Zielsystem (z.B. einen Desktop-Computer), welches Daten empfängt, die mit der Scan-IT to Office App erfasst wurden.
  • Tool
    Bezeichnet die Scan-IT to Office Tools, das sind Zusatzanwendungen, die direkt auf dem Zielsystem auf Betriebssystemebene installiert werden. Die Scan-IT to Office Tools leiten erfasste Daten an jede Windows/Mac-Anwendung weiterleiten (unter Verwendung der Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge) weiter oder speichert die Daten sofort in einer Datenbank ab (Scan-IT to Office Smart Database Connector).

Download & Installation

Die Scan-IT to Office App kann kostenlos getestet werden. Die kostenlose Version überträgt in unregelmäßigen Abständen Demo-Daten; für eine uneingeschränkte Nutzung bitten wir Sie, ein Abonnement zu erwerben. Die Scan-IT to Office App kann über folgende Links heruntergeladen werden:

Zusätzlich zur Scan-IT to Office App installieren Sie mindestens eine Instanz der Scan-IT to Office Add-Ins oder Scan-IT to Office Tools auf Ihrem Desktop-Computer (Windows oder macOS). Je nach Typ des Add-Ins/Tools erfolgt diese Installation entweder auf Betriebssystemebene oder direkt in der Zielanwendung:

Um Daten von der Scan-IT to Office App an das gewünschte Add-In/Tool zu übertragen, koppeln Sie diese nach der Installation: Bei Fragen oder Problemen besuchen Sie bitte die Seite Bekannte Einschränkungen, die Scan-IT to Office FAQs oder kontaktieren Sie uns einfach.

Benutzeroberfläche

Scan-IT to Office - Benutzeroberfläche

Menü

Das Hauptmenü ( ) enthält folgende Einträge:
  • Verbindungen
    Zeigt die verbundenen Add-Ins und deren Status (z.B. online, pausiert, offline) an.
  • Formulare
    Wählen Sie ein vordefiniertes Eingabeformular oder verwenden Sie den integrierten Formulareditor, um ein benutzerdefiniertes Eingabeformular zu erstellen oder zu teilen.
  • Verlauf
    Zeigt eine Liste der zuletzt erfassten Daten.
  • Abonnements
    Abonnements erwerben und verwalten.
  • Einstellungen
    Hier können Sie Optionen für unterstützte Barcodetypen, Zeichensätze, Einstellungen des Kamera-Scanners, Verlaufs, u.s.w. anpassen.

Symbolleiste

Selection Icon

Ausrichtung sperren
Die App kann im Hoch- oder Querformat eingesetzt werden. Durch Antippen dieses Symbols können Sie die gewünschte Ausrichtung festlegen.

Selection Icon

Verbindungsstatus
Dieses Symbol zeigt den aktuellen Verbindungsstatus in der jeweiligen Farbe an (siehe nächster Punkt).

Selection Icon

Formulare
Ermöglicht die Auswahl des gewünschten Eingabeformulars für die Datenerfassung.

Selection Icon

Manuelle Eingabe
Um Barcodedaten manuell einzugeben tippen Sie auf dieses Symbol.

Verbindungsstatus

Verbindungssymbol grün

Wird ein grünes Symbol angezeigt, ist Ihre Zielanwendung bereit, Daten zu empfangen.

Verbindungssymbol gelb

Wird ein gelbes Symbol angezeigt, vergewissern Sie sich, dass Ihre App mit dem Add-In verbunden ist, dass das Add-In aktiv ist und dass Ihr Mobilgerät im Add-In nicht pausiert ist.

Verbindungssymbol rot

Ein rotes Symbol zeigt einen Verbindungsfehler an, vergewissern Sie sich, dass Ihr Smartphone (oder Tablet) einen Internetzugang hat.

Sollten Sie Verbindungsprobleme haben, werfen Sie bitte einen Blick auf die Scan-IT to Office FAQs oder kontaktieren Sie unser Support-Team!

Verbindungen

Scan-IT to Office - Verbindungs-Manager

Der App-Menüpunkt Verbindungen listet alle aktuell gekoppelten Ziele mit ihrem Verbindungsstatus in den folgenden Farben auf:

  • grün = online
  • gelb = pausiert
  • grau = offline

Ist Ihre Verbindung unverschlüsselt, wird folgendes Statussymbol neben dem Verbindungsnamen angezeigt:

Inaktive Verschlüsselung

Unverschlüsselte Verbindung

Um die Verbindung zu verschlüsseln, aktivieren Sie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in der entsprechenden Zielanwendung (siehe Add-In/Tools Anleitung). Wenn Sie die Scan-IT to Office Tools verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die neueste Version installiert haben.

Verbindung hinzufügen (Koppeln)

Scan-IT to Office - Connection Manager
Koppeln verbindet die Scan-IT to Office App mit der Zielanwendung oder dem Zieldokument auf Ihrem Desktop-Computer:
  • Mobilgerät: Öffnen Sie das Hauptmenü (), gehen Sie zu Verbindungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Verbindung hinzufügen (siehe vorheriges Bild).
    Ohne eingerichtete Kopplungen erscheint der Bildschirm Verbindung hinzufügen automatisch beim Start der App.
  • Desktop Computer: Öffnen Sie das installierte Scan-IT to Office Add-In/Tool, welches einen QR-Code zum erstmaligen Koppeln anzeigt. Wenn kein QR-Code angezeigt wird, klicken Sie auf Add Phone.
  • Mobilgerät: Klicken Sie auf QR-Code scannen um den angezeigten Kopplungscode zu scannen (siehe Bild).

Das ist alles, sowohl App als auch Add-In/Tool zeigen eine erfolgreiche Kopplung mit einem grünen Symbol oder einer grünen Statusanzeige an. Sie können nun mit Ihrem Mobilgerät Daten oder Barcodes erfassen; die Daten werden automatisch in Echtzeit an alle verbundenen und aktiven Ziele weitergeleitet.

Erweitert

  • Wenn Sie gleichzeitig mit mehreren Mobilgeräten Daten für ein einzelnes Zieldokument erfassen möchten, fügen Sie ein weiteres Smartphone hinzu, indem Sie im Add-In/Tool auf die Schaltfläche Add Phone klicken.
  • Wenn Sie die erfassten Daten oder Barcodes gleichzeitig an mehrere Ziele weiterleiten möchten, verbinden Sie die App mit zusätzlichen Add-In/Tool-Instanzen. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.

Eingabeformulare

Scan-IT to Office - Connection Manager
Die Scan-IT to Office App bietet eine Funktion für das rasche Scannen von Barcodes sowie eine Reihe von vordefinierten Eingabeformularen für gängige Datenerfassungsaufgaben an.
  • Mit dem integrierten Formulareditor (Neues Formular erstellen) können Benutzer kundenspezifische Eingabeformulare mit einer beliebigen Kombination von Eingabefeldern erstellen.
  • Sie können Eingabeformulare teilen, indem Sie Form Sharing antippen. Um ein geteiltes, benutzerdefiniertes Formular in die App zu importieren, tippen Sie einfach auf die empfangene Datei.
  • Um weiteren Anforderungen an das Eingabeformular gerecht zu werden (z.B. Branding oder zusätzliche Funktionen wie etwa Produktsuche), können Eingabeformulare in HTML5 entwickelt werden. Bei speziellen Anforderungen kontaktieren Sie uns bitte!

Feldtypen

Der Formulareditor bietet derzeit folgende Feldtypen:

  • Barcode scannen
  • Text (OCR)
  • Zahlen (z. B. Mengen)
  • Liste (Einfach- und Mehrfachauswahl)
  • Datum
  • Zeit
  • Checkbox
  • Bild (von der Kamera oder Bildgalerie)
  • Standortdaten (GPS)
  • Datum & Uhrzeit
  • Fixtext
  • Stoppuhr

Texterkennung (OCR)

Scan-IT to Office - Text Recognition

Text kann manuell eingetippt oder mithilfe der Texterkennungs-Funktion eingefügt werden.

  • Um die Texterkennung zu starten, tippen Sie einfach auf das Kamerasymbol neben dem Textfeld.
  • Nehmen Sie Bilder mit Ihrer Kamera auf oder fügen Sie welche aus Ihrem Foto-Album hinzu (das Hinzufügen aus dem Album ist nur unter iOS möglich).
  • Der eingebaute Textscanner wandelt lateinischen Text (oder Zeichen) auf Bildern in editierbaren Text um.
  • Wählen Sie den erkannten Text aus, indem Sie mit dem Finger darüber fahren und tippen Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
  • Der ausgewählte Text wird dann automatisch in das Textfeld eingefügt.

In der Textscanner-Ansicht werden folgende Symbole angezeigt:

Auswahl aufheben Symbol

Auswahl aufheben
Tippen Sie auf diese Schaltfläche, um die aktuelle Textauswahl zu entfernen.

Alles auswählen Symbol

Alles auswählen
Tippen Sie auf diese Schaltfläche, um alle erkannten Textpassagen auszuwählen.

Bild auswählen Symbol

Bild aufnehmen/auswählen
Tippen Sie auf diese Schaltfläche, um ein Bild für die Texterkennung auszuwählen oder aufzunehmen.

Bestätigen Symbol

Bestätigen
Tippen Sie auf diese Schaltfläche, um den ausgewählten Text in das Textfeld einzufügen.

Bitte beachten Sie, dass eine Erkennung von lateinischer Schrift oder maschinen­geschriebenem Text nicht zu 100% genau ist - auch wenn eine klare Darstellung gegeben ist.

Verlauf

Die App speichert erfasste Daten im Verlauf ab. Die Anzahl der Einträge im Verlauf kann vom Benutzer eingestellt werden (siehe Einstellungen). Die App kann sowohl mit einer aktiven Internetverbindung (empfohlen) als auch offline verwendet werden. Daten, die während des Offline-Betriebs erfasst wurden, werden automatisch an die gekoppelten Ziele gesendet, sobald wieder eine Verbindung besteht; die Daten werden in der Reihenfolge der Erfassung übertragen.

  • Ansehen
    Erfasste Daten werden automatisch im Verlauf der App gespeichert. Der Verlauf enthält die Liste der zuletzt gesammelten Daten mit Informationen wie Übertragungsstatus, Scan-/Sendezeit oder die empfangene Serverstatus-Meldung (nicht auf allen Plattformen verfügbar).
  • Erneut senden
    Senden Sie einzelne Datensätze oder den gesamten Verlauf erneut an verbundene Ziele.
  • Exportieren
    Die Daten können als Excel- oder CSV-Dateien exportiert werden, indem Sie Form Sharing antippen (nicht auf allen Plattformen verfügbar).
  • Löschen
    Einzelne Datensätze oder der gesamte Verlauf können gelöscht werden.

Einstellungen

Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit von Optionen zwischen iOS und Android variieren kann.

Lizenzstatus

Zeigt den aktuellen Lizenzstatus der App an. Lizenzen sind als kostenpflichtige Abonnements mit automatischer Verlängerung auf Google Play oder im App Store erhältlich. Abonnements können vom Nutzer selbst jederzeit geändert, storniert oder verlängert werden. Volumenlizenzen sind direkt bei TEC-IT erhältlich (es sind keine Google Play / App Store Zahlungen oder Konten erforderlich).

Formulare

Benutzerdefinierte Datenerfassungsformulare mit dem integrierten Formulareditor auswählen, erstellen und verwalten.

Scanner-Konfiguration

Scan-IT to Office - Einstellungen

Passen Sie für den Barcodescanner relevante Optionen (siehe Liste) an. Die Android-Version ist für die zukünftige Unterstützung zusätzlicher integrierter Hardware-Scanner vorbereitet. In der aktuellen Version hat diese Konfiguration keine Auswirkung auf gängige Geräte.

  • Bekannte 1D / lineare Barcode-Symbologien
  • Bekannte 2D-Barcodes
  • Barcode-Zeichensatz
  • Symbologie-Kennung entfernen
  • Blitzlicht
  • Silent Scan-Modus
  • Autofokus-Modus
  • Permanenter Autofokus
  • Autofokus-Verzögerung
  • Batch Modus (Serienscan)
  • Pause zwischen den Scans
  • Präfix
  • Suffix

Verlauf

Passen Sie für den Verlauf relevante Optionen an:

  • Größe
    Anzahl der im Verlauf gespeicherten Einträge
  • Löschen
    Entfernt alle Einträge im Verlauf
  • Automatisch erneut senden
    Bei Aktivierung werden nicht gesendete Daten automatisch erneut übertragen, wenn die App wieder online ist
  • Intervall für erneutes Senden
    Zeitspanne zwischen den Sendeversuchen
  • Server-Bestätigung erforderlich
    Deaktivieren Sie diese Option, wenn eine einzelne Dateneingabe wiederholt an das Ziel übertragen wird.

Verbindung

Passen Sie den Gerätenamen an (dieser wird dem Benutzer in den gepaarten Add-Ins/Tools angezeigt) und verwalten Sie die verbundenen Ziele. Die Servereinstellungen für die Kommunikation sind ebenfalls einstellbar. Weitere Informationen finden Sie unter Verbindungen anzeigen.

Verhalten

Bietet Optionen zum Anpassen zusätzlicher App-Funktionen.

  • Manuelle Barcode-Eingabe
    Wenn diese Funktion aktiviert ist, bietet die App die Möglichkeit, Barcodedaten auch manuell einzugeben
  • Feedback
    Verschiedene Sound- und Vibrationseinstellungen
  • Batterie-Sparmodus
    Stellen Sie ein, dass das Display bei Inaktivität ausgeschaltet werden soll

Konfiguration sperren

Scan-IT to Office - Lock Configuration

Aktivieren Sie diese Funktion und geben Sie ein Passwort ein, um Ihre Konfiguration zu schützen. Diese Funktion ist nützlich, wenn mehrere Mitarbeiter die App mit den gleichen Einstellungen verwenden (z. B. zur unternehmensweiten Datenerfassung). Nach der Aktivierung können folgende Bereiche einzeln gesperrt werden:

  • Einstellungen
    Wenn gesperrt, wird ein Passwort benötigt, um die Einstellungen zu öffnen.
  • Formulareditor
    Wenn gesperrt, wird ein Passwort benötigt, um Formulare zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen.
  • Formularauswahl
    Wenn gesperrt, wird ein Passwort benötigt, um das ausgewählte Formular zu ändern.
  • Verbindungen
    Wenn gesperrt, wird ein Passwort benötigt, um neue Ziele zu verbinden oder bestehende zu trennen.

Über

Bietet Links zu den Bedienungsanleitungen, Social Media-Kanälen und YouTube-Videos, zeigt die Allgemeinen Geschäfts­bedingungen an und informiert über die App-Version.

Bekannte Einschränkungen

Aus technischen Gründen sind nicht alle Funktionen in allen Zielanwendungen verfügbar, daher können folgende Einschränkungen auftreten:

Einschränkungen bei der Verwendung von Microsoft Excel 2013:

  • Die erfassten Daten können nicht in mehrere Spalten aufgeteilt werden, sondern werden in eine einzige Zelle eingefügt und durch Leerzeichen getrennt (funktioniert ab Microsoft Office 2016).
  • Die ausgewählte Zelle ändert sich nach dem Einfügen von Daten nicht, alle Daten werden in die gleiche Zelle eingefügt (funktioniert ab Microsoft Office 2016, wenn die nötigen Updates installiert sind).

Das Einfügen von Bildern ist nur mit folgenden Zielanwendungen möglich:

  • Microsoft Word/Excel für Windows (2016 oder neuer)
  • Microsoft Word/Excel für Mac (Version 15.20 oder neuer)
  • Microsoft Word Online
  • Google Sheets

Die Option Zellen an Bildgröße anpassen (Resize cells to fit image size) ist nur mit folgenden Zielanwendungen möglich:

  • Microsoft Excel for Windows (Version 1601 oder neuer)
  • Microsoft Excel for Mac (Version 15.22 oder neuer)

Einschränkungen bei der Verwendung der Texterkennungsfunktion (OCR) unter Android:

  • Das Erkennen von Texten wird ab Android 5.0 aufwärts unterstützt und erfordert die Installation von Google Play-Diensten.
Weitere Informationen finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.

Mehrere Nutzer & mehrere Ziele

  • Mehrere Mobilgeräte können gleichzeitig verwendet werden, um Daten für ein einzelnes Ziel zu erfassen. Dazu koppeln Sie jedes Mobilgerät, auf dem die Scan-IT to Office App ausgeführt wird, mit dem gewünschten Scan-IT to Office Add-In/Tool.
  • Ein einzelnes Mobilgerät kann die gesammelten Daten gleichzeitig an mehrere Zieldokumente oder Zielanwendungen senden. Koppeln Sie dazu die Scan-IT to Office App mit mehreren Scan-IT to Office Add-Ins/Tools.

Kauf & Abonnement

  • Die Scan-IT to Office App kann als kostenlose Demoversion von Google Play und App Store herunterladen und getestet werden.
  • Ohne ein Abonnement werden die erfassten Daten in unregelmäßigen Abständen durch einen Demo-Text ersetzt und/oder eine Benachrichtigung angezeigt.
  • Abonnements können direkt über das App-Menü () unter Abonnement kaufen erworben werden.
  • Abonnements werden standardmäßig automatisch verlängert und können vom Benutzer jederzeit gekündigt, pausiert oder wieder aktiviert werden. Für weitere Informationen lesen Sie bitte diesen FAQ-Eintrag: Abonnement kündigen, pausieren oder ändern.
  • Für Nutzer mit Bedarf an einer Mehrfachlizenz (Volumenlizenz) für 10 oder mehr Geräte, bietet TEC-IT eine eigene Version der App an.
  • Die verfügbaren Scan-IT to Office Add-Ins und Scan-IT to Office Tools können kostenlos heruntergeladen, installiert und verwendet werden (siehe Download & Installation).

Datenschutz & Sicherheit

Scan-IT to Office wurde ganz im Sinne von Datenschutz und Sicherheit entwickelt:

  • Die Scan-IT to Office Lösung nutzt Microsoft Azure Cloud-Dienste (die Server befinden sich in Texas/USA).
  • Es werden keine persönlichen oder gesammelten Daten dauerhaft auf den Servern gespeichert, diese Informationen werden nur im Speicher verarbeitet.
  • Konfigurationsdaten werden ausschließlich in der App (auf dem Mobilgerät) oder im persönlichen Speicher des Scan-IT to Office Add-Ins/Tools (auf Ihrem Desktop-Computer) gespeichert. Es erfolgt keine Speicherung oder Protokollierung persönlicher Daten auf den Servern.
  • Beim Koppeln wird eine anonymisierte ID des Mobilgeräts mit dem Scan-IT to Office Add-In/Tool ausgetauscht. Es werden keine Benutzer- oder Kontodaten verwendet.
  • Um verbundene Add-Ins/Tools in der App zu identifizieren, werden eine zufällig generierte Add-In/Tool-ID und der Add-In/Tool-Name mit der Scan-IT to Office App ausgetauscht.
  • Die Kommunikation ist verschlüsselt (TLS).
  • Erfasste Daten können mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt werden (siehe unten).

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Alle Verbindungen werden standardmäßig mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Das wird durch ein anderes Verbindungsstatus-Symbol in der Symbolleiste der App angezeigt:

Symbol Verschlüsselung

Das Verbindungssymbol zeigt zusätzlich ein kleines Schloss-Symbol auf der rechten Seite.

Symbol Verbindungsstatus

Wird ein grünes Verbindungssymbol ohne das kleine Schloss-Symbol angezeigt, sendet Ihr Gerät Daten ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das bedeutet, dass die Verschlüsselung in mindestens einem Ihrer verbundenen Ziele deaktiviert ist oder das Ziel keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterstützt (siehe Verbindungen anzeigen).

Hinweis: Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird in der Scan-IT to Office App ab Version 4.0 und höher unterstützt.

Kryptographieschlüssel geändert

Möglicherweise sehen Sie in der App das Dialogfeld Kryptographieschlüssel geändert, wenn Verschlüsselungs-Codes eines verbundenen Ziels geändert wurden. Bitte vergewissern Sie sich, dass diese Änderung von Ihnen oder vom Administrator des betreffenden Ziels vorgenommen wurde.


Feedback und Anregungen

  • TEC-IT schätzt Ihr Feedback und Ihre Anregungen. Lassen Sie uns wissen, was Sie denken und kontaktieren Sie uns.