Manual de usuario de la App Scan-IT to Office

Introducción

La App Scan-IT to Office está disponible para dispositivos móviles (smartphones y tabletas) con Android o iOS. Para usar esta App también necesitará instalar los Complementos de Scan-IT to Office o Herramientas de Scan-IT to Office Tools en su ordenador de escritorio.

Terminología

Una breve explicación de los términos utilizados en este manual:

• App
  Señala la App Scan-IT to Office App que estará instalada en su dispositivo móvil.
• Complemento
  Se refiere a los complementos de Scan-IT to Office. Estos complementos son extensiones optimizadas para Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Chrome y Hojas de cálculo de Google que aseguran la correcta captura de datos con documentos, hojas de cálculo y aplicaciones del navegador. Los complementos se instalan normalmente desde el respectivo almacén de cada aplicación (p.ejem. desde Microsoft AppSource o Chrome Webstore).
• Destino
  Indica el documento de destino (p.ejem. una hoja de cálculo de Microsoft Excel) o el sistema de destino (p.ejem. un ordenador de escritorio) que recibe los datos recogidos con la App Scan-IT to Office.
• Herramienta
  Se refiere a las herramientas de Scan-IT to Office, son aplicaciones auxiliares instaladas directamente en el sistema de destino. Las herramientas de Scan-IT to Office pueden enviar los datos recogidos de a cualquier aplicación Windows/Mac (utilizando el Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge) o almacenarlos directamente en una base de datos (Scan-IT to Office Smart Database Connector).

Descarga e instalación

Puede probar gratis la App Scan-IT to Office. La versión demo envía datos demo a intervalos aleatorios, para un uso sin limitaciones puede adquirir una suscripción. Descargue la App Scan-IT to Office con alguno de los siguientes enlaces:

• App Scan-IT to Office para Android (Google Play)
• App Scan-IT to Office App para iOS (App Store)
• Para usuarios que necesiten licencias a granel, TEC-IT le ofrece una versión de la App para licencias por volumen.

Además de la App Scan-IT to Office App necesita instalar al menos uno de los complementos de Scan-IT to Office o herramientas de Scan-IT to Office en su ordenador macOS o Windows. Según el tipo de herramienta o complemento la instalación se realiza desde el sistema operativo o dentro de la aplicación de destino:

• Cómo instalar los complementos y herramientas de Scan-IT to Office

Tras instalar la App y el complemento o herramienta tiene que emparejarlos:

• Cómo emparejar

Si tiene cualquier problema, por favor, compruebe las limitaciones conocidas, las preguntas frecuentes de Scan-IT to Office o simplemente póngase en contacto con nosotros.

Interfaz de usuario

Menú

El menú principal ( ⋮ ) muestra las siguientes entradas:

• Conexiones
  Muestra los destinos conectados y su estado (p.ejem. en línea, pausado, offline).
• Formularios
  Seleccione un formulario de entrada predeterminado o utilice el editor de formulario para crear o compartir un formulario de entrada de datos personalizado.
• Historial
  Muestra la lista de los datos recientemente capturados.
• Suscripciones
  Compra y gestión de suscripciones.
• Ajustes
  Puede ajustar opciones sobre los tipos de código de barras soportados, juego de caracteres, preferencias de la cámara escáner, comportamiento del historial, etc.

Barra de herramientas

Bloquear rotación
Puede utilizar la App con orientación horizontal o vertical. Bloquee la orientación deseada tocando este botón.

Estado de conexión
Muestra el estado de conexión actual según el color (mire Conexiones para más detalles).

Formularios
Haga clic en este botón para seleccionar el formulario de entrada deseado para capturar datos.

Entrada manual
Toque este icono para introducir los datos de códigos de barras manualmente.

Estados de conexión

Un icono verde indica que su aplicación de destino está lista para recibir datos.

Si aparece un icono amarillo, compruebe si la app está emparejada con el complemento, si el complemento está activo y que su dispositivo no esté pausado en dicho complemento.

Un icono rojo indica un error de conexión, compruebe si su smartphone o tablet tiene acceso a internet.

Conexiones

La entrada Conexiones del menú principal de la aplicación, enumera todos los destinos emparejados actualmente y su estado de conexión mediante los siguientes colores:

• verde = en línea
• amarillo = en pause
• gris = fuera de línea

Si su conexión no está encriptada, se muestra el siguiente ícono de estado junto al nombre de la conexión:

Conexión sin cifrar

Para cifrar la conexión, habilite el cifrado de extremo a extremo en el destino correspondiente (consulte el Manual de Complementos / Herramientas). Si está utilizando Scan-IT to Office Tools, compruebe que tenga instalada la última versión.

Agregar Conexiones (Emparejar)

La vinculación conecta la App Scan-IT to Office con la aplicación o el documento de destino de su ordenador de escritorio:

• Dispositivo móvil: Abra el menú principal ( ⋮ ), vaya a Conexiones y haga clic en el botón Agregar conexión (mire la imagen de arriba).
  La pantalla de Agregar conexión aparece automáticamente al iniciar la App sin estar emparejada.
• Ordenador: Abra el complemento o herramienta de Scan-IT to Office instalado, y le mostrará un código QR para emparejar. Si no le aparece ningún código QR haga clic en Agregar teléfono.
• Dispositivo móvil: Seleccione Escanear código QR para escanear el código de emparejamiento (ver imagen).

Eso es todo, tanto la App como el complemento/herramienta indicarán el correcto emparejamiento con un icono o indicador de estado verde. Ya está listo para empezar a capturar datos con su dispositivo móvil; los datos se envían automáticamente en tiempo real a todos los destinos conectados y activos.

Avanzado

• Si quiere recoger datos con varios dispositivos en el mismo documento de destino, haga clic en el botón Agregar Teléfono en el complemento o herramienta.
• Si quiere enviar los datos recogidos a múltiples destinos simultáneamente, conecte la App con otros complementos/herramientas adicionales. Dispone de más detalles en las Preguntas frecuentes de Scan-IT to Office.

Agregar conexión (en la nube)

Seleccionando el destino Google Sheets (Drive) puede conectar la app Scan-IT to Office directamente a Hojas de cálculo de Google sin necesidad de un complemento adicional:

• Abra el menú principal ( ⋮ ), vaya a Conexiones y haga clic en el botón Agregar Conexión.
  Al iniciar la app sin emparejamientos, la pantalla Agregar Conexión aparece automáticamente.
  Seleccione Google Sheets (Drive) para conectar una cuenta de Google con la app Scan-IT to Office.
• Scan-IT to Office solicitará acceso a la cuenta de Google y permisos para ver archivos en su Google Drive y ver/editar/crear/eliminar hojas de cálculo.
• Una vez que se otorgan los permisos, todas las hojas disponibles se mostrarán en la aplicación.
• Seleccione o cree una hoja de cálculo y una hoja
• Eso es todo. Ya está listo para recopilar datos en su Hoja de Google

Formularios de entrada de datos

La App Scan-IT to Office ofrece funciones optimizadas tanto para escanear códigos de barras, así como formularios de entrada predefinidos con los campos de datos para las tareas más comunes.

• Con el editor de formularios de entrada integrado (Crear nuevo formulario) los usuarios pueden crear formularios de entrada personalizados con cualquier combinación de los campos de entrada soportados.
• Comparta formularios de entrada con otros tocando . Para importar formularios de entrada simplemente toque sobre el archivo recibido.
• Para cubrir incluso más requisitos de formularios de entrada avanzados (p.ejem. para Branding o funciones de búsqueda de productos) puede desarrollar formularios de entrada en HTML 5. Por favor, póngase en contacto con nosotros para requerimientos especiales.

Tipos de campos

El editor de formularios ofrece actualmente los siguientes tipos de campos:

• Código de barras
• Etiqueta NFC (Tag)
• Texto (OCR)
• Número (p.ejem. cantidad)
• Lista (de selección múltiple o sencilla)
• Fecha
• Hora
• Casilla
• Imagen (de la cámara o de la galería)
• Datos de ubicación (GPS)
• Fecha y hora
• Texto fijo
• Cronómetro

Reconocimiento de texto (OCR)

Puede escribir manualmente o insertar el texto con la función de reconocimiento de texto.

• Para iniciar el reconocimiento de texto, toque sobre el icono de la cámara al lado del campo de texto.
• Tome una imagen con la cámara o de la galería de fotos (agregar de la galería solo está disponible en iOS).
• El escáner de texto integrado convierte texto o caracteres latinos de imágenes en texto editable.
• Seleccione el texto detectado arrastrando el dedo sobre el mismo y toque el botón Confirmar.
• El texto seleccionado se introduce automáticamente en el campo de texto.

En la vista escáner aparecen los siguientes botones:

Cancelar selección
Toque este botón para borrar la selección.

Seleccionar todo
Toque este botón para seleccionar todos los bloques de texto reconocidos.

Seleccionar/Tomar imagen
Toque este botón para seleccionar o tomar una imagen para el reconocimiento de texto.

Confirmar
Toque este botón para insertar la selección en el campo de texto.

Historial

La App almacena los datos capturados en el historial, cuyo tamaño puede ajustar el usuario (ver Ajustes). Puede utilizar la App con conexión a Internet (recomendado) y fuera de línea. Los datos capturados fuera de línea se transmiten automáticamente a los destinos emparejados si la conexión a Internet se restaura, se respeta el orden en que fueron capturados.

• Vista
  Los datos capturados se guardan automáticamente en el historial de la App. El historial contiene la lista de los datos escaneados recientemente incluyendo información sobre el estado de la transmisión, la hora de escaneado / envío y el mensaje de estado del servidor recibido (no disponible en todas las plataformas).
• Reenviar
  Reenvía registros individuales o el historial completo a los destinos conectados.
• Exportar
  Puede exportar los datos como archivos Excel o CSV tocando el botón (no disponible en todas las plataformas).
• Borrar
  Puede borrar registros individuales o todo el historial.

Ajustes

Por favor, tenga en cuenta que la disponibilidad de ciertas opciones puede cambiar entre iOS y Android.

Estado de la licencia

Muestra el estado actual de la licencia de la App. Las licencias están disponibles como suscripciones de pago (de renovación automática) en Google Play o App Store y el usuario las puede modificar, cancelar o renovar en cualquier momento. En TEC-IT dispone de licencias a granel (no necesita adquirirla en Google Play / App Store ni ninguna cuenta para adquirir licencias por volumen).

Formularios

Seleccione, gestione o cree formularios de entrada personalizados con el editor de formularios incorporado.

Configuración de escáner

Ajusta las opciones relevantes para escanear códigos de barras que se enumeran abajo. La versión Android está preparada para soportar futuros escáneres de hardware integrados. En la versión actual esta configuración no tiene efectos en la mayoría de dispositivos.

• Reconocer simbologías de códigos de barras 1D / lineales
• Reconocer códigos de barras 2D
• Ajustar juego de caracteres del código de barras
• Quitar reconocedor de simbología
• Luz de flash
• Escaneado silencioso
• modo autofocus
• Autofocus permanente
• Demora de autofocus
• Escaneado por lotes
• Pausa entre escaneados
• Prefijo
• Sufijo

Historial

Ajusta las opciones relevantes del historial:

• Tamaño
  Número de entradas almacenadas
• Borrar
  Eliminar todas las entradas del histórico
• Reenvío automático
  Si está activado, los datos no enviados se transmiten automáticamente al volver a estar en línea
• Intervalo de reenvío
  Espacio de tiempo para reintentar el reenvío de datos
• Requerir confirmación del servidor
  Desactive esta opción si una entrada de datos se transmite repetidamente al destino.

Conexión

Introduzca un nombre descriptivo (se mostrará al usuario en el documento/herramienta emparejada) y gestione los destinos conectados. Puede seleccionar los ajustes del servidor utilizados para la comunicación. Para más detalles mire Mostrar Conexiones.

Funcionamiento

Ofrece opciones para ajustar funciones adicionales de la App.

• Entrada manual de código de barras
  Activada, la App permite introducir los datos de los códigos de barras manualmente en lugar de ser escaneados
• Respuestas
  Varias opciones de respuesta táctil y de audio
• Ahorrador de batería
  Ajusta si la pantalla debe apagarse si está inactivo

Bloquear configuración

Active esta función e introduzca una contraseña para proteger la configuración. Es una característica muy útil si diversos empleados utilizan la app con los mismos ajustes (p.ejem. para recoger datos en grandes compañías). Una vez activada, puede bloquear individualmente las siguientes áreas:

• Ajustes
  Bloqueada, necesita la contraseña para abrir los Ajustes.
• Editor de formularios
  Bloqueada, necesita la contraseña para crear/editar/borrar formularios.
• Selección de formulario
  Bloqueada, necesita la contraseña para cambiar el formulario seleccionado.
• Conexiones
  Bloqueada, necesita la contraseña para conectarse con nuevos destinos o desconectar el/los existentes.

Acerca de

Ofrece enlaces a varios manuales de usuario, redes sociales y vídeos de YouTube, muestra los términos y condiciones de uso y ofrece información sobre la versión de la App.

Limitaciones conocidas

Por motivos técnicos, no todas las características están disponibles en todas las aplicaciones de destino. Puede experimentar algunas de las siguientes limitaciones:

Limitaciones al utilizar Microsoft Excel 2013:

• Los datos recogidos no se reparten en varias columnas, en su lugar se insertan en la misma celda separados por espacios (funciona con Microsoft Office 2016 y posteriores).
• La celda seleccionada no cambia tras insertar los datos. Todos los datos se insertan en la misma celda (funciona con Microsoft Office 2016 y posteriores si ha instalado las actualizaciones necesarias).

Solamente se puede insertar imágenes con las siguientes aplicaciones:

• Microsoft Word/Excel para Windows (2016 o posterior)
• Microsoft Word/Excel para Mac (15.20 o posterior)
• Microsoft Word Online
• Hojas de Cálculo de Google

La opción Redimensionar celda para ajustar el tamaño de la imagen solo está soportada por las siguientes aplicaciones:

• Microsoft Excel para Windows (Versión 1601 o posterior)
• Microsoft Excel para Mac (Versión 15.22 o posterior)

Multiusuario / Multidestino

• Puede utilizar varios dispositivos móviles para escanear datos en un documento de destino (Microsoft Word / Excel, Google Sheets o Google Chrome) simultáneamente. Para ello, empareje la App Scan-IT to Office de cada dispositivo con el mismo complemento o herramienta Scan-IT to Office.
• Un mismo dispositivo puede enviar los datos escaneados a múltiples destinos al mismo tiempo. Para ello, empareje la App Scan-IT to Office con varios complementos o herramientas de Scan-IT to Office.