Scan-IT to Office Add-In/Tools Bedienungsanleitung

Einleitung

Scan-IT to Office ist eine plattformunabhängige Lösung, die mit PCs und Macs funktioniert. Um die Scan-IT to Office Add-Ins/Tools nutzen zu können, müssen Sie auch die Scan-IT to Office App auf Ihrem Mobilgerät installieren.

Verfügbarkeit

Die generische Smart Keyboard Wedge ermöglicht eine Datenerfassung mit beliebigen Anwendungen auf den folgenden Zielsystemen:

• Microsoft Windows 10 (Version 1803+)
• macOS (Version 10.12+)

Der Smart Database Connector ermöglicht eine Datenerfassung in ODBC-kompatiblen Datenbanken (z. B. Microsoft Access, SQL Server, SQL Express, Oracle, etc.) auf dem folgenden Zielsystem:

• Microsoft Windows 10 (Version 1803+)

Optimierte Scan-IT to Office Add-Ins sind für folgende Zielanwendungen erhältlich:

• Microsoft Word/Excel 2013 / 2016 / 2019
• Microsoft Word/Excel 365 (Desktop- und Online-Version)
• Google Sheets
• Google Chrome

Zusätzlich bietet TEC-IT Entwicklern die Möglichkeit, Ihre eigene Zielanwendung (oder Add-In) zu erstellen. Ein Entwickler-Handbuch ist auf Anfrage erhältlich.

Benutzeroberfläche

Das Hauptmenü des Scan-IT to Office Add-Ins/Tools enthält die folgenden Punkte:

• Phones (Mobilgeräte)
  Listet alle gekoppelten Geräte wie Smartphones oder Tablets und deren Verbindungsstatus auf. Mit den entsprechenden Schaltflächen auf der rechten Seite können Geräte entfernt (nicht gekoppelt) oder pausiert werden. Klicken Sie auf den Button Add Phone um weitere Geräte hinzuzufügen - siehe Add Phone (Koppeln). Der Smart Database Connector zeigt zusätzlich noch Configured Targets an.
• Log (Protokoll)
  Protokolliert die Kommunikation mit dem Server und mögliche Fehler.
• Options (Einstellungen)
  Hier finden Sie Add-In-Optionen wie z.B. Add-In Configuration (Add-In Name, ID), Data Selection (Geräte-ID/Name, Zeitstempel...) und Advanced Settings (erweiterte Einstellungen).
• Info Button
  Enthält weitere Informationen über das Scan-IT to Office Add-In/Tool, wie z. B. eine kurze Einführung, ein Video-Tutorial, einen Link zu den Scan-IT to Office FAQs, Versionsübersicht, usw.
• Sperr-Button (Smart Database Connector)
  Sperrt alle Optionen, blendet Connection Strings und Configured Targets aus.

Add Phone (Koppeln)

Koppeln verbindet die Zielanwendung auf Ihrem Desktop-Computer mit der mobilen Scan-IT to Office App. Das Verbinden ist einfach und in wenigen Schritten erledigt:

• Öffnen Sie Phones im Hauptmenü Ihres Scan-IT to Office Add-Ins/Tools und klicken Sie auf die Schaltfläche Add Phone (unterhalb der Liste "Configured Phones").
• Ein QR-Code® zum erstmaligen Koppeln wird nun angezeigt.
• Öffnen Sie die Scan-IT to Office App auf Ihrem Smartphone, wählen Sie QR-Code scannen und scannen sie den angezeigten Code.
• Sie können den Code zum Koppeln auch manuell eingeben: Geben Sie dazu einfach die angezeigte Zahlenkombination in Ihre mobile App ein.
• Wenn beide Instanzen (Scan-IT to Office App und Add-In) eine aktive Verbindung aufweisen (grünes Symbol / grüne Statusanzeige), sind Sie bereit, mit der Datenerfassung zu starten.
• Durch klicken des Buttons Add Phone können Sie so viele Geräte hinzufügen, wie Sie möchten.

Gekoppelte Geräte und deren Verbindungsstatus werden unter Configured Phones aufgelistet. Verbundene Geräte können direkt in der Geräteliste über die Symbole auf der rechten Seite verwaltet werden. Weitere Informationen finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.

Problembehebung - Verbindung

• Zeigt das Scan-IT to Office Add-In einen Verbindungsfehler mit einem orangefarbenen Balken neben dem Geräte-Eintrag an, stellen Sie sicher, dass Ihr Computer über einen Internetzugang verfügt.
• Sollten Sie weiterhin Verbindungsprobleme haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team!

Options (Einstellungen)

• Microsoft Word/Excel
• Google Sheets
• Google Chrome
• Smart Keyboard Wedge
• Smart Database Connector

Add-In Configuration

• Add-In Name
  Name des Add-Ins, wie er in der App angezeigt wird (editierbar).
• Add-In ID
  Add-In-ID, welche den Verbindungsendpunkt angibt (nicht editierbar).

Data Selection

Folgende Datenfelder können eingefügt und deren Reihenfolge per Drag & Drop geändert werden:

• Data
• Data (Raw JSON)
• Device Id
• Device Name
• Acquisition Timestamp (Zeitpunkt der Datenerfassung)
• Receive Timestamp (Zeitpunkt des Datenempfangs)

Server Configuration

Die folgenden beiden Server-Einstellungen können bei Bedarf geändert werden:

• URL
  tecit-sto-demo00.azurewebsites.net
• Port
  443

Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Kontaktieren Sie uns bitte für Details.

Advanced

• Log received data
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden empfangene Daten im Log (Protokoll) gespeichert.
• Insert at current selection
  Wenn aktiviert, werden die erfassten Daten an der aktuellen Auswahl-Position eingefügt, zusätzlich kann die Auswahl nach jedem Datensatz automatisch in die nächste Zeile oder Spalte bewegt werden.
• Insert after last non-empty row
  Wenn aktiviert, werden die erfassten Daten nach der letzten nicht leeren Zeile des Dokuments eingefügt.
• Resize cells to fit image size
  Wenn aktiviert, werden die Zellen automatisch an die Größe der aufgenommenen Bilder angepasst.
• Split data at character(s)
  Wenn aktiviert, werden die Daten an den angegebenen Zeichen in separate Felder aufgeteilt. Für nicht druckbare Zeichen können Sie folgende Escapesequenzen verwenden:
  
  • \n = Line Feed
  • \r = Carriage Return
  • \t = Tab
  • \v = Vertical Tab
  • \f = Form Feed
  • \0 = Null Byte
  • \\ = Normal Backslash

Security

• End-to-End Encryption
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Verbindungen mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.
  
  Geräte können Daten nur dann verschlüsselt senden, wenn eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterstützt wird und diese in allen verbundenen Zielen aktiviert ist.

Add-In Configuration

• Add-In Name
  Name des Add-Ins, wie er in der App angezeigt wird (editierbar).
• Add-In ID
  Gibt die ID des Verbindungsendpunkts an (nicht editierbar).

Data Selection

Wählen Sie die Felder, die Sie einfügen möchten, und ändern Sie deren Reihenfolge per Drag & Drop:

• Data
• Data (Raw JSON)
• Device Id
• Device Name
• Acquisition Timestamp
• Receive Timestamp

Server Configuration

Die folgenden beiden Server-Einstellungen können bei Bedarf geändert werden:

• URL
  tecit-sto-demo00.azurewebsites.net
• Port
  443

Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Kontaktieren Sie uns bitte für Details.

Advanced

• Log received data
  Falls aktiviert, werden alle empfangenen Daten im Log (Protokoll) gespeichert.
• Select the next row automatically
  Wenn diese Option aktiviert ist, springt die Auswahl nach dem Einfügen von Daten automatisch in die nächste Zeile.
• Select next cell automatically (horizontal)
  Wenn diese Option aktiviert ist, springt die Auswahl nach dem Einfügen von Daten automatisch zur nächsten Zelle.
• Split data at character(s)
  Wenn diese Option ausgewählt ist, werden die Daten an den angegebenen Zeichen in separate Felder aufgeteilt. Für nicht druckbare Zeichen können folgende Escapesequenzen verwenden werden:
  
  • \n = Line Feed
  • \r = Carriage Return
  • \t = Tab
  • \v = Vertical Tab
  • \f = Form Feed
  • \0 = Null Byte
  • \\ = Normal Backslash

Security

• End-to-End Encryption
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Verbindungen mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.
  
  Geräte können Daten nur dann verschlüsselt senden, wenn eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterstützt wird und diese in allen verbundenen Zielen aktiviert ist.

Add-In Configuration

Hier können Sie den Namen des Add-Ins anpassen und die Protokollierung einschalten. Die Add-In-ID kann nur gelesen werden.

Insert Behavior

Die folgenden Einfüge-Optionen können aktiviert/deaktiviert werden:

• Replace data in input element
• Invoke submit action after insert
• Select next input element after insert
• Select first input element after insert
• Select first input element if none is selected yet
• Insert new line automatically

Form Insert Behavior

Die folgenden beiden Einstellungen für das Einfügen von Formularen können ausgewählt werden:

• Insert all form fields at once separated by ", "
• Select next input element after each form field

Security

• End-to-End Encryption
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Verbindungen mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.
  
  Geräte können Daten nur dann verschlüsselt senden, wenn eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterstützt wird und diese in allen verbundenen Zielen aktiviert ist.

Tool Configuration

Hier können Sie den Tool-Namen anpassen, der in der App angezeigt wird. Die Tool-ID ist schreibgeschützt.

Server Configuration

Server-URL und Serverport-Nummer können bei Bedarf geändert werden.

Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Kontaktieren Sie uns bitte für Details.

Advanced

• Log received data
  Wenn aktiviert, werden empfangene Daten im Log (Protokoll) gespeichert.
• Prepend key(s) before data:
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden die angegebenen Schlüssel automatisch vor jedem Datensatz eingefügt.
  Klicken Sie auf das Symbol 🛈 neben der Einstellung, um weitere Informationen zu den Tastencodes zu erhalten.
• Append key(s) after data:
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden die angegebenen Schlüssel automatisch nach jedem Datensatz eingefügt.
  Klicken Sie auf das Symbol 🛈 neben der Einstellung, um weitere Informationen zu den Tastencodes zu erhalten.
• Insert key(s) between fields:
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden die angegebenen Schlüssel automatisch zwischen den einzelnen Feldern eingefügt. Klicken Sie auf das Symbol 🛈 neben der Einstellung, um weitere Informationen zu den Tastencodes zu erhalten.
• Split data at character(s)
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Daten an den angegebenen Zeichen in separate Felder aufgeteilt. Nicht druckbare Zeichen können mit folgenden Escapesequenzen angegeben werden.
  Klicken Sie auf das Symbol 🛈 neben der Einstellung, um weitere Informationen über die verfügbaren Escapesequenzen zu erhalten.

Security

• End-to-End Encryption
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Verbindungen mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.
  
  Geräte können Daten nur dann verschlüsselt senden, wenn eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterstützt wird und diese in allen verbundenen Zielen aktiviert ist.

Tool Configuration

Hier können Sie den Tool-Namen anpassen, der in der App angezeigt wird. Die Tool-ID ist schreibgeschützt.

Server Configuration

Die Server-URL kann bei Bedarf geändert werden.

Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Kontaktieren Sie uns bitte für Details.

Advanced

Log received data

• Die empfangenen Daten werden standardmäßig im Log gespeichert.
• Deaktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie die empfangenen Daten nicht speichern möchten.

Security

• End-to-End Encryption
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Verbindungen mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.
  
  Geräte können Daten nur dann verschlüsselt senden, wenn eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung unterstützt wird und diese in allen verbundenen Zielen aktiviert ist.

Bekannte Einschränkungen

Aus technischen Gründen sind nicht alle Funktionen in allen Zielanwendungen verfügbar, daher können folgende Einschränkungen auftreten:

Einschränkungen bei der Verwendung von Microsoft Excel 2013:

• Die erfassten Daten können nicht in mehrere Spalten aufgeteilt werden, sondern werden in eine einzige Zelle eingefügt und durch Leerzeichen getrennt (funktioniert ab Microsoft Office 2016).
• Die ausgewählte Zelle ändert sich nach dem Einfügen von Daten nicht, alle Daten werden in die gleiche Zelle eingefügt (funktioniert ab Microsoft Office 2016, wenn die nötigen Updates installiert sind).

Das Einfügen von Bildern ist nur mit folgenden Zielanwendungen möglich:

• Microsoft Word/Excel für Windows (2016 oder neuer)
• Microsoft Word/Excel für Mac (Version 15.20 oder neuer)
• Microsoft Word Online
• Google Sheets

Die Option Zellen an Bildgröße anpassen (Resize cells to fit image size) ist nur mit folgenden Zielanwendungen möglich:

• Microsoft Excel for Windows (Version 1601 oder neuer)
• Microsoft Excel for Mac (Version 15.22 oder neuer)

Mehrere Nutzer & mehrere Ziele

Mehrfach-Nutzer

Mehrere Mobilgeräte können verwendet werden, um Daten für ein einzelnes Ziel (Microsoft Word / Excel, Google Sheets oder Google Chrome) gleichzeitig zu erfassen. Dazu koppeln Sie jedes Mobilgerät, auf dem die Scan-IT to Office App ausgeführt wird, mit dem gewünschten Scan-IT to Office Add-In/Tool.

Mehrfach-Ziele

Ein einzelnes Mobilgerät kann die gesammelten Daten gleichzeitig an mehrere Ziele senden. Kombinieren Sie dazu die Scan-IT to Office App mit mehreren Scan-IT to Office Add-Ins/Tools.

Private Cloud / Vor-Ort-Installation

Scan-IT to Office kann auch über eine Netzwerkfreigabe verteilt werden (ein Microsoft-Konto ist für die Installation oder den Betrieb in diesem Szenario nicht erforderlich, Details auf Anfrage).

Ihr Feedback

TEC-IT schätzt Ihr Feedback und Ihre Anregungen. Lassen Sie uns wissen, was Sie denken und kontaktieren Sie uns.

Viel Spaß beim Erkunden unserer neuesten Datenerfassungs-Lösung!