Einleitung

Scan-IT to Office ist eine plattformunabhängige Lösung, die mit PCs und Macs funktioniert. Um die Scan-IT to Office Add-Ins/Tools nutzen zu können, müssen Sie auch die Scan-IT to Office App auf Ihrem Mobilgerät installieren.

Verfügbarkeit

Die generische Smart Keyboard Wedge ermöglicht eine Datenerfassung mit beliebigen Anwendungen auf den folgenden Zielsystemen:

Der Smart Database Connector ermöglicht eine Datenerfassung in ODBC-kompatiblen Datenbanken (z. B. Microsoft Access, SQL Server, SQL Express, Oracle, etc.) auf dem folgenden Zielsystem:

Optimierte Scan-IT to Office Add-Ins sind für folgende Zielanwendungen erhältlich:

Zusätzlich bietet TEC-IT Entwicklern die Möglichkeit, Ihre eigene Zielanwendung (oder Add-In) zu erstellen. Ein Entwickler-Handbuch ist auf Anfrage erhältlich.

Download & Installation

Benutzer können das Scan-IT to Office Add-In direkt in Ihr Word- oder Excel-Dokument einfügen oder es von Microsoft AppSource herunterladen. Um Scan-IT to Office einzurichten, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

Add-In direkt in das Office-Dokument einfügen

  1. Öffnen Sie Ihr Word- oder Excel-Dokument.
  2. Gehen Sie zu Einfügen und klicken Sie auf den Button Store.
  3. Geben Sie im Suchfeld "Scan-IT to Office" ein und öffnen Sie den Store-Eintrag.
  4. Klicken Sie nun auf Hinzufügen um das Add-In in Ihr Dokument einzufügen.
Scan-IT to Office Add-In Setup

Aus Microsoft AppSource herunterladen

  1. Öffnen Sie Microsoft AppSource.
  2. Suchen Sie nach "Scan-IT to Office" und laden Sie das Add-In herunter.
  3. Öffnen Sie Ihr Word- oder Excel-Dokument.
  4. Klicken Sie auf Einfügen und öffnen Sie Meine Add-Ins.
  5. Fügen Sie das Scan-IT to Office Add-In in Ihr Dokument ein.

Scan-IT to Office ist auch als Add-On für Google Sheets im G Suite Marketplace erhältlich. Um Scan-IT to Office einzurichten, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie den G Suite Marketplace.
  2. Suchen Sie nach "Scan-IT to Office" und installieren Sie das Add-On.
  3. Öffnen Sie Ihr Google Sheets-Dokument.
  4. Gehen Sie zu Add-Ons - Scan-IT to Office und klicken Sie auf Anzeigen.
  5. Das Scan-IT to Office Add-On erscheint nun in Ihrem Dokument.

Das Add-On kann auch über das Google Sheets-Menü Add-ons - Get add-ons gesucht bzw. eingefügt werden.

Scan-IT to Office - Google Sheets Ad-On

Verwenden Sie die Scan-IT to Office Google Chrome-Erweiterung, um die erfassten Daten in Chrome-Browserfenster zu übertragen. Diese Erweiterung ist im Chrome Webstore verfügbar. Das Setup funktioniert wie folgt:

  1. Öffnen Sie den Chrome Webstore.
  2. Suchen Sie nach "Scan-IT to Office" und installieren Sie die Erweiterung.
  3. Öffnen Sie ein aktives Google Chrome-Fenster.
  4. Das Icon der Scan-IT to Office-Erweiterung erscheint oben rechts in Ihrem Browserfenster.
  5. Um Scan-IT to Office auszuführen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Start.
Scan-IT to Office - Google Chrome Erweiterung

Wenn Ihre Anwendung mehr Flexibilität benötigt, können Sie die Smart Keyboard Wedge Erweiterung verwenden, diese fügt die Scan-IT to Office-Funktionen zu jeder Desktop-Anwendung unter Windows und macOS hinzu. Um die Smart Keyboard Wedge einzurichten, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

  1. Laden Sie die Smart Keyboard Wedge von dieser Webseite herunter.
  2. Starten Sie das Setup und folgen Sie den Installationsschritten.
  3. Wenn die Installation erfolgreich war, erscheint das Smart Keyboard Wedge Icon in Ihrer Symbolleiste. (Windows / macOS)
  4. Mit einem Doppelklick auf das Symbol starten Sie die Erweiterung.
Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge

Der Smart Database Connector speichert mobil erfasste Daten in jede ODBC-kompatible Datenbank (z. B. Microsoft Access, SQL Server, SQL Express, Oracle, usw.). Dieses Tool läuft als Microsoft Windows-Systemdienst im Hintergrund. Führen Sie bitte die folgenden Schritte aus, um den Smart Database Connector einzurichten:

  1. Laden Sie den Smart Database Connector direkt von dieser Webseite herunter.
  2. Starten Sie das Setup und folgen Sie den Installationsschritten.
  3. Um den Smart Database Connector zu konfigurieren, öffnen Sie die Webseite http://localhost:33333.
  4. Installieren Sie die Scan-IT to Office App auf Ihrem Smartphone und verbinden Sie diese mit dem Smart Database Connector, indem Sie den angezeigten QR-Code scannen.
  5. Die mit der Scan-IT to Office App erfassten Daten werden nun in die automatisch angelegte Demo-Datenbank eingefügt. Diese Demo-Datenbank kann direkt mit Microsoft Access unter %ProgramData%\TEC-IT\Scan-IT to Office Tools\SDBC_Sample.mdb geöffnet werden.
  6. Der Smart Database Connector kann mit jeder ODBC-Datenquelle verwendet werden. Infos zur Erstellung von ODBC-Datenquellen für Ihre Datenbank finden Sie im nächsten Punkt.
Scan-IT to Office Database Connector

Erstellen einer ODBC-Datenquelle

Jede auf Ihrem System eingerichtete ODBC-Datenquelle kann vom Smart Database Connector verwendet werden. Führen Sie bitte folgende Schritte aus, um Ihre eigene Datenquelle zu erstellen:

  1. Öffnen Sie die ODBC-Datenquelle (32-Bit) in der Systemsteuerung. Alternativ können Sie auch die ODBC-Datenquellenverwaltung \Windows\SysWOW64\odbcad32.exe direkt von der Befehlszeile aus starten.
  2. Wechseln Sie zum Tab System DSN und klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Wählen Sie nun den gewünschten Treiber für Ihre Datenbank aus (z. B. Microsoft Access Driver (*.mdb), Microsoft ODBC für ORACLE, Microsoft Excel Driver (*.xls), SQL Server Native Client, ...)
  4. Folgen Sie den Schritten im Setup-Dialog. Um ein neues Datenbankziel hinzufügen zu können, wird später der Name der Datenquelle benötigt (siehe unten).
  5. Bitte achten Sie darauf, dass Sie für Ihre Datenbank funktionierende Anmeldeinformationen verwenden. Der Smart Database Connector wird als Systemdienst ausgeführt und ist nicht berechtigt, auf eine Datenbank zuzugreifen.
  6. Wir empfehlen, die Datenbankanbindung vorab zu testen, falls diese Option verfügbar ist.

Add Target (Zieldatenbank hinzufügen)

Nachdem die ODBC-Datenquelle konfiguriert wurde, können Sie dem Smart Database Connector eine Datenquelle hinzufügen:

  1. Öffnen Sie die Konfigurationsseite http://localhost:33333 in Ihrem Browser-Fenster.
  2. Um in Ihre eigene Datenbank scannen zu können, bearbeiten Sie bitte die vorhandene Demo-Zieldatenbank oder erstellen eine neue, indem Sie auf Add Target klicken.
  3. Durch Anklicken des Ziels können Sie den Namen ändern.
  4. Für den Connection String geben Sie den Namen der Datenquelle (wie oben angelegt) wie folgt ein: DSN=myDsn. Die Connection String Einstellungen finden Sie weiter unten.
  5. Geben Sie die SQL-Anweisung an, die Sie beim Empfangen der Daten von der App ausführen möchten. Empfangene Datenfelder können über den verwendeten Feldnamen (mit %-Zeichen umgeben, z. B. %Barcode%, %List%, etc.) angesprochen werden. Wenn Sie die Standard-Barcodescannerfunktion der App verwenden, wählen Sie den Feldnamen %Barcode%. Beispiel: INSERT INTO SDBC_Sample (BarcodeData) VALUES (%Barcode%).
  6. Das Feld Kommentare dient zum Speichern von Notizen oder Beschreibungen.

Connection String Einstellungen

Hier können Sie Benutzer-Anmeldeinformationen oder andere Optionen konfigurieren:

  • Datenbank-Anmeldeinformationen mit DSN angeben
    Fügen Sie dem Connection String Uid- und Pwd-Parameter hinzu:
    DSN=myDsn;Uid=myUsername;Pwd=myPassword;
  • Connection String Spezifikation ohne Verwendung eines DSN.
    Wenn Sie keine zusätzliche DSN-Konfiguration erstellen möchten, können Sie alle erforderlichen Einstellungen direkt im Connection String angeben (z.B. für SQL Server):
    Driver={SQL Server Native Client 11.0};Server=myServerAddress;Database=myDataBase;Uid=myUsername;Pwd=myPassword;
  • Weitere Beispiele finden Sie hier: https://www.connectionstrings.com

Benutzeroberfläche

Scan-IT to Office - Add-in Interface

Das Hauptmenü des Scan-IT to Office Add-Ins/Tools enthält die folgenden Punkte:

  • Phones (Mobilgeräte)
    Listet alle gekoppelten Geräte wie Smartphones oder Tablets und deren Verbindungsstatus auf. Mit den entsprechenden Schaltflächen auf der rechten Seite können Geräte entfernt (nicht gekoppelt) oder pausiert werden. Klicken Sie auf den Button Add Phone um weitere Geräte hinzuzufügen - siehe Add Phone (Koppeln). Der Smart Database Connector zeigt zusätzlich noch Configured Targets an.
  • Log (Protokoll)
    Protokolliert die Kommunikation mit dem Server und mögliche Fehler.
  • Options (Einstellungen)
    Hier finden Sie Add-In-Optionen wie z.B. Add-In Configuration (Add-In Name, ID), Data Selection (Geräte-ID/Name, Zeitstempel...) und Advanced Settings (erweiterte Einstellungen).
  • Info Button
    Enthält weitere Informationen über das Scan-IT to Office Add-In/Tool, wie z. B. eine kurze Einführung, ein Video-Tutorial, einen Link zu den Scan-IT to Office FAQs, Versionsübersicht, usw.
  • Sperr-Button (Smart Database Connector)
    Sperrt alle Optionen, blendet Connection Strings und Configured Targets aus.
Scan-IT to Office - Pairing

Add Phone (Koppeln)

Koppeln verbindet die Zielanwendung auf Ihrem Desktop-Computer mit der mobilen Scan-IT to Office App. Das Verbinden ist einfach und in wenigen Schritten erledigt:

  • Öffnen Sie Phones im Hauptmenü Ihres Scan-IT to Office Add-Ins/Tools und klicken Sie auf die Schaltfläche Add Phone (unterhalb der Liste "Configured Phones").
  • Ein QR-Code zum erstmaligen Koppeln wird nun angezeigt.
  • Öffnen Sie die Scan-IT to Office App auf Ihrem Smartphone, wählen Sie QR-Code scannen und scannen sie den angezeigten Code.
  • Sie können den Code zum Koppeln auch manuell eingeben: Geben Sie dazu einfach die angezeigte Zahlenkombination in Ihre mobile App ein.
  • Wenn beide Instanzen (Scan-IT to Office App und Add-In) eine aktive Verbindung aufweisen (grünes Symbol / grüne Statusanzeige), sind Sie bereit, mit der Datenerfassung zu starten.
  • Durch klicken des Buttons Add Phone können Sie so viele Geräte hinzufügen, wie Sie möchten.

Gekoppelte Geräte und deren Verbindungsstatus werden unter Configured Phones aufgelistet. Verbundene Geräte können direkt in der Geräteliste über die Symbole auf der rechten Seite verwaltet werden. Weitere Informationen finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.

Options (Einstellungen)

Scan-IT to Office - Add-In Options

Add-In Configuration

  • Add-In Name
    Name des Add-Ins, wie er in der App angezeigt wird (editierbar).
  • Add-In ID
    Add-In-ID, welche den Verbindungsendpunkt angibt (nicht editierbar).

Data Selection

Folgende Datenfelder können eingefügt und deren Reihenfolge per Drag & Drop geändert werden:
  • Data
  • Data (Raw JSON)
  • Device Id
  • Device Name
  • Acquisition Timestamp (Zeitpunkt der Datenerfassung)
  • Receive Timestamp (Zeitpunkt des Datenempfangs)

Server Configuration

Die folgenden beiden Server-Einstellungen können bei Bedarf geändert werden:
  • URL
    tecit-sto-demo00.azurewebsites.net
  • Port
    443
Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Kontaktieren Sie uns bitte für Details.
Scan-IT to Office - Add-In Advanced Options

Advanced

  • Log received data
    Falls aktiviert, werden empfangene Daten im Log (Protokoll) gespeichert.
  • Select the next row automatically
    Wenn diese Option aktiviert ist, springt die Auswahl nach dem Einfügen von Daten automatisch in die nächste Zeile.
  • Select next cell automatically (horizontal)
    Wenn diese Option aktiviert ist, springt die Auswahl nach dem Einfügen von Daten automatisch zur nächsten Zelle.
  • Split data at character(s)
    Falls aktiviert, werden die Daten an den angegebenen Zeichen in separate Felder aufgeteilt. Für nicht druckbare Zeichen können Sie folgende Escapesequenzen verwenden:
    • \n = Line Feed
    • \r = Carriage Return
    • \t = Tab
    • \v = Vertical Tab
    • \f = Form Feed
    • \0 = Null Byte
    • \\ = Normal Backslash
Scan-IT to Office - Add-On Options

Add-In Configuration

  • Add-In Name
    Name des Add-Ins, wie er in der App angezeigt wird (editierbar).
  • Add-In ID
    Gibt die ID des Verbindungsendpunkts an (nicht editierbar).

Data Selection

Wählen Sie die Felder, die Sie einfügen möchten, und ändern Sie deren Reihenfolge per Drag & Drop:
  • Data
  • Data (Raw JSON)
  • Device Id
  • Device Name
  • Acquisition Timestamp
  • Receive Timestamp

Server Configuration

Die folgenden beiden Server-Einstellungen können bei Bedarf geändert werden:
  • URL
    tecit-sto-demo00.azurewebsites.net
  • Port
    443
Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Kontaktieren Sie uns bitte für Details.
Scan-IT to Office - Add-On Options

Advanced

  • Log received data
    Falls aktiviert, werden alle empfangenen Daten im Log (Protokoll) gespeichert.
  • Select the next row automatically
    Wenn diese Option aktiviert ist, springt die Auswahl nach dem Einfügen von Daten automatisch in die nächste Zeile.
  • Select next cell automatically (horizontal)
    Wenn diese Option aktiviert ist, springt die Auswahl nach dem Einfügen von Daten automatisch zur nächsten Zelle.
  • Split data at character(s)
    Wenn diese Option ausgewählt ist, werden die Daten an den angegebenen Zeichen in separate Felder aufgeteilt. Für nicht druckbare Zeichen können folgende Escapesequenzen verwenden werden:
    • \n = Line Feed
    • \r = Carriage Return
    • \t = Tab
    • \v = Vertical Tab
    • \f = Form Feed
    • \0 = Null Byte
    • \\ = Normal Backslash
Scan-IT to Office - Add-On Options

Add-In Configuration

Hier können Sie den Namen des Add-Ins anpassen und die Protokollierung einschalten. Die Add-In-ID kann nur gelesen werden.

Insert Behavior

Die folgenden Einfüge-Optionen können aktiviert/deaktiviert werden:
  • Replace data in input element
  • Invoke submit action after insert
  • Select next input element after insert
  • Select first input element after insert
  • Select first input element if none is selected yet
  • Insert new line automatically

Form Insert Behavior

Die folgenden beiden Einstellungen für das Einfügen von Formularen können ausgewählt werden:
  • Insert all form fields at once separated by ", "
  • Select next input element after each form field

Tool Configuration

Hier können Sie den Tool-Namen anpassen, der in der App angezeigt wird. Die Tool-ID ist schreibgeschützt.

Server Configuration

Server-URL und Serverport-Nummer können bei Bedarf geändert werden.

Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Kontaktieren Sie uns bitte für Details.
Scan-IT to Office - Smart Keyboard Wegde Optionen

Advanced

  • Log received data
    Wenn aktiviert, werden empfangene Daten im Log (Protokoll) gespeichert.
  • Prepend key(s) before data:
    Wenn diese Option aktiviert ist, werden die angegebenen Schlüssel automatisch vor jedem Datensatz eingefügt.
    Klicken Sie auf das Symbol 🛈 neben der Einstellung, um weitere Informationen zu den Tastencodes zu erhalten.
  • Append key(s) after data:
    Wenn diese Option aktiviert ist, werden die angegebenen Schlüssel automatisch nach jedem Datensatz eingefügt.
    Klicken Sie auf das Symbol 🛈 neben der Einstellung, um weitere Informationen zu den Tastencodes zu erhalten.
  • Insert key(s) between fields:
    Wenn diese Option aktiviert ist, werden die angegebenen Schlüssel automatisch zwischen den einzelnen Feldern eingefügt. Klicken Sie auf das Symbol 🛈 neben der Einstellung, um weitere Informationen zu den Tastencodes zu erhalten.
  • Split data at character(s)
    Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Daten an den angegebenen Zeichen in separate Felder aufgeteilt. Nicht druckbare Zeichen können mit folgenden Escapesequenzen angegeben werden.
    Klicken Sie auf das Symbol 🛈 neben der Einstellung, um weitere Informationen über die verfügbaren Escapesequenzen zu erhalten.

Tool Configuration

Hier können Sie den Tool-Namen anpassen, der in der App angezeigt wird. Die Tool-ID ist schreibgeschützt.

Server Configuration

Die Server-URL kann bei Bedarf geändert werden.

Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Kontaktieren Sie uns bitte für Details.

Advanced

Log received data
  • Die empfangenen Daten werden standardmäßig im Log gespeichert.
  • Deaktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie die empfangenen Daten nicht speichern möchten.
Scan-IT to Office Database Connector Options

Bekannte Einschränkungen

Aus technischen Gründen sind nicht alle Funktionen in allen Zielanwendungen verfügbar, daher können folgende Einschränkungen auftreten:

Das Einfügen von Bildern ist nur mit folgenden Zielanwendungen möglich:

  • Microsoft Word/Excel für Windows (2016 oder neuer)
  • Microsoft Word/Excel für Mac (15.20 oder neuer)
  • Microsoft Word Online
  • Google Sheets

Bei der Verwendung von Microsoft Excel 2013 können folgende Einschränkungen auftreten:

  • Die erfassten Daten können nicht in mehrere Spalten aufgeteilt werden, sondern werden in eine einzige Zelle eingefügt und durch Leerzeichen getrennt (funktioniert ab Microsoft Office 2016).
  • Die ausgewählte Zelle ändert sich nach dem Einfügen von Daten nicht, alle Daten werden in die gleiche Zelle eingefügt (funktioniert ab Microsoft Office 2016, wenn die nötigen Updates installiert sind).
Weitere Informationen finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.

Mehrere Nutzer & mehrere Ziele

Mehrfach-Nutzer
Mehrere Mobilgeräte können verwendet werden, um Daten für ein einzelnes Ziel (Microsoft Word / Excel, Google Sheets oder Google Chrome) gleichzeitig zu erfassen. Dazu koppeln Sie jedes Mobilgerät, auf dem die Scan-IT to Office App ausgeführt wird, mit dem gewünschten Scan-IT to Office Add-In/Tool.
Mehrfach-Ziele
Ein einzelnes Mobilgerät kann die gesammelten Daten gleichzeitig an mehrere Ziele senden. Kombinieren Sie dazu die Scan-IT to Office App mit mehreren Scan-IT to Office Add-Ins/Tools.
Weitere Informationen finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.

Private Cloud / Vor-Ort-Installation

Scan-IT to Office kann auch über eine Netzwerkfreigabe verteilt werden (ein Microsoft-Konto ist für die Installation oder den Betrieb in diesem Szenario nicht erforderlich, Details auf Anfrage).

Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort-/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen!

Datenschutz und Sicherheit

Scan-IT to Office wurde ganz im Sinne von Datenschutz und Sicherheit entwickelt:

  • Die Scan-IT to Office-Lösung verwendet Microsoft Azure Cloud-Dienste (die Server befinden sich derzeit in Nordamerika).
  • Es werden keine persönlichen oder gesammelten Daten dauerhaft auf den Servern gespeichert, diese Informationen werden nur im Speicher verarbeitet.
  • Die Konfigurationsdaten, welche für die Zuordnung einer bestimmten Scan-IT to Office App zu einer Microsoft Office-Instanz erforderlich sind, werden ausschließlich in der App (auf Ihrem Gerät) oder im privaten Speicher der Microsoft Office-Instanz (auf Ihrem PC oder Mac) gespeichert.
  • Zur Paarung wird ausschließlich die Geräte-ID des Mobilgerätes mit dem Scan-IT to Office Add-In ausgetauscht. Es werden keine personenbezogenen Daten wie Benutzernamen, Kontonamen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Zahlungsinformationen verwendet.
  • Die Kommunikation wird durch die Verwendung von https gesichert.

Datenschutzhinweise für das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On

  • Das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On verwendet die E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos, um sicherzustellen, dass das Add-In mit dem Konto ausgeführt wird, das aktuell bei Google Sheets angemeldet ist. Dies ist aufgrund eines Problems mit Google Sheets Add-Ons erforderlich, wenn Sie mehrere Benutzer in Google Chrome verwenden.
    Nähere Details finden Sie hier: Problembeschreibung im Google Issue Tracker.
  • Das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On speichert keine Ihrer personenbezogenen Daten dauerhaft.
  • Das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On gibt keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.

Ihr Feedback

TEC-IT schätzt Ihr Feedback und Ihre Anregungen. Lassen Sie uns wissen, was Sie denken und kontaktieren Sie uns.

Viel Spaß beim Erkunden unserer neuesten Datenerfassungs-Lösung!