Einleitung

Die Scan-IT to Office App ist für Mobilgeräte (Smartphones und Tablets) mit Android- oder iOS-Systemen erhältlich. Um diese App zu nutzen, installieren Sie zusätzlich die gewünschten Scan-IT to Office Add-Ins oder Scan-IT to Office Tools auf Ihrem Desktop-Computer.

Begriffserklärung

Hier finden Sie eine kurze Erklärung zu den in dieser Bedienungsanleitung verwendeten Begriffen:

  • App
    Bezeichnet die Scan-IT to Office App, die auf Ihrem mobilen Gerät installiert ist.
  • Add-In
    Bezieht sich auf die Scan-IT to Office Add-Ins. Diese Add-Ins sind spezielle Erweiterungen für Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Chrome und Google Sheets, welche eine optimierte Datenerfassung mit Dokumenten, Tabellen und Browser-Anwendungen ermöglichen. Add-Ins werden in der Regel direkt innerhalb der jeweiligen Anwendung installiert (z.B. über Microsoft AppSource oder Chrome Webstore).
  • Ziel
    Bezeichnet das Zieldokument (z.B. eine Microsoft Excel-Tabelle) oder das Zielsystem (z.B. einen Desktop-Computer), welches Daten empfängt, die mit der Scan-IT to Office App erfasst wurden.
  • Tool
    Bezeichnet die Scan-IT to Office Tools, das sind Zusatzanwendungen, die direkt auf dem Zielsystem auf Betriebssystemebene installiert werden. Die Scan-IT to Office Tools leiten erfasste Daten an jede Windows/Mac-Anwendung weiterleiten (unter Verwendung der Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge) weiter oder speichert die Daten sofort in einer Datenbank ab (Scan-IT to Office Smart Database Connector).

Download & Installation

Die Scan-IT to Office App kann kostenlos getestet werden. Die kostenlose Version überträgt in unregelmäßigen Abständen Demo-Daten; für eine uneingeschränkte Nutzung bitten wir Sie, ein Abonnement zu erwerben. Die Scan-IT to Office App kann über folgende Links heruntergeladen werden:

Zusätzlich zur Scan-IT to Office App installieren Sie mindestens eine Instanz der Scan-IT to Office Add-Ins oder Scan-IT to Office Tools auf Ihrem Desktop-Computer (Windows oder macOS). Je nach Typ des Add-Ins/Tools erfolgt diese Installation entweder auf Betriebssystemebene oder direkt in der Zielanwendung:

Um Daten von der Scan-IT to Office App an das gewünschte Add-In/Tool zu übertragen, koppeln Sie diese nach der Installation: Bei Fragen oder Problemen besuchen Sie bitte die Seite Bekannte Einschränkungen, die Scan-IT to Office FAQs oder kontaktieren Sie uns einfach.

Benutzeroberfläche

Scan-IT to Office - Benutzeroberfläche

Menü

Das Hauptmenü ( ) enthält folgende Einträge:
  • Verbindung hinzufügen
    Koppeln Sie die Scan-IT to Office App mit dem gewünschten Ziel (Dokument, System oder Datenbank) durch Scannen eines QR-Codes.
  • Verbindungen anzeigen
    Zeigt die verbundenen Add-Ins und deren Status (z.B. online, pausiert, offline) an.
  • Formulare
    Wählen Sie ein vordefiniertes Eingabeformular oder verwenden Sie den integrierten Formulareditor, um ein benutzerdefiniertes Eingabeformular zu erstellen oder zu teilen.
  • Verlauf
    Zeigt eine Liste der zuletzt erfassten Daten.
  • Abonnements
    Abonnements erwerben und verwalten.
  • Einstellungen
    Hier können Sie Optionen für unterstützte Barcodetypen, Zeichensätze, Einstellungen des Kamera-Scanners, Verlaufs, u.s.w. anpassen.

Symbolleiste

Selection Icon

Ausrichtung sperren
Die App kann im Hoch- oder Querformat eingesetzt werden. Durch Antippen dieses Symbols können Sie die gewünschte Ausrichtung festlegen.

Selection Icon

Verbindungsstatus
Dieses Symbol zeigt den aktuellen Verbindungsstatus in der jeweiligen Farbe an (Details siehe Verbindungen anzeigen).

Selection Icon

Formulare
Ermöglicht die Auswahl des gewünschten Eingabeformulars für die Datenerfassung.

Selection Icon

Manuelle Eingabe
Um Barcodedaten manuell einzugeben tippen Sie auf dieses Symbol.

Verbindung hinzufügen (Koppeln)

Scan-IT to Office - Connection Manager
Koppeln verbindet die Scan-IT to Office App mit der Zielanwendung oder dem Zieldokument auf Ihrem Desktop-Computer:
  • Mobilgerät: Öffnen Sie das Hauptmenü () und wählen Sie Verbindung hinzufügen aus.
    Ohne eingerichtete Kopplungen erscheint der Bildschirm Verbindung hinzufügen automatisch beim Start der App.
  • Desktop Computer: Öffnen Sie das installierte Scan-IT to Office Add-In/Tool, welches einen QR-Code zum erstmaligen Koppeln anzeigt. Wenn kein QR-Code angezeigt wird, klicken Sie auf Add Phone.
  • Mobilgerät: Klicken Sie auf QR-Code scannen um den angezeigten Kopplungscode zu scannen (siehe Bild).

Das ist alles, sowohl App als auch Add-In/Tool zeigen eine erfolgreiche Kopplung mit einem grünen Symbol oder einer grünen Statusanzeige an. Sie können nun mit Ihrem Mobilgerät Daten oder Barcodes erfassen; die Daten werden automatisch in Echtzeit an alle verbundenen und aktiven Ziele weitergeleitet.

Erweitert

  • Wenn Sie gleichzeitig mit mehreren Mobilgeräten Daten für ein einzelnes Zieldokument erfassen möchten, fügen Sie ein weiteres Smartphone hinzu, indem Sie im Add-In/Tool auf die Schaltfläche Add Phone klicken.
  • Wenn Sie die erfassten Daten oder Barcodes gleichzeitig an mehrere Ziele weiterleiten möchten, verbinden Sie die App mit zusätzlichen Add-In/Tool-Instanzen. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.

Verbindungen anzeigen

Scan-IT to Office - Verbindungs-Manager

Der App-Menüpunkt Verbindungen anzeigen listet alle aktuell gekoppelten Ziele mit ihrem Verbindungsstatus in den folgenden Farben auf:

  • grün = online
  • gelb = pausiert
  • grau = offline
  • rot = Fehler
  • orange = Verbindungsfehler

Verbindungsstatus und Problembehebung:

  • Zeigt die Scan-IT to Office App eine Verbindung mit einem grünen Symbol an, ist Ihr Ziel bereit, Daten zu empfangen.
  • Zeigt die Scan-IT to Office App ein Verbindungsproblem mit einem gelben Symbol an, stellen Sie sicher, dass Ihre App mit einem Add-In gekoppelt ist und das Add-In aktiv ist.
  • Zeigt die Scan-IT to Office App einen Verbindungsfehler mit einem roten Symbol an, stellen Sie sicher, dass Ihr mobiles Gerät über einen Internetzugang verfügt.
  • Zeigt das Scan-IT to Office Add-In einen Verbindungsfehler mit einem orangen Balken neben dem Geräte-Eintrag an, stellen Sie sicher, dass Ihr Computer über einen Internetzugang verfügt.
  • Weitere Informationen finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.
  • Sollten Sie weiterhin Verbindungsprobleme haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team!

Eingabeformulare

Scan-IT to Office - Connection Manager
Die Scan-IT to Office App bietet eine Funktion für das rasche Scannen von Barcodes sowie eine Reihe von vordefinierten Eingabeformularen für gängige Datenerfassungsaufgaben an.
  • Mit dem integrierten Formulareditor (Neues Formular erstellen) können Benutzer kundenspezifische Eingabeformulare mit einer beliebigen Kombination von Eingabefeldern erstellen.
  • Sie können Eingabeformulare teilen, indem Sie Form Sharing antippen. Um ein geteiltes, benutzerdefiniertes Formular in die App zu importieren, tippen Sie einfach auf die empfangene Datei.
  • Um weiteren Anforderungen an das Eingabeformular gerecht zu werden (z.B. Branding oder zusätzliche Funktionen wie etwa Produktsuche), können Eingabeformulare in HTML5 entwickelt werden. Bei speziellen Anforderungen kontaktieren Sie uns bitte!

Der Formulareditor bietet derzeit folgende Feldtypen:

  • Barcode scannen
  • Text
  • Zahlen (z. B. Mengen)
  • Liste (Einfach- und Mehrfachauswahl)
  • Datum
  • Zeit
  • Checkbox
  • Bild (von der Kamera oder Bildgalerie)
  • Standortdaten (GPS)
  • Datum & Uhrzeit
  • Fixtext
  • Stoppuhr

Verlauf

Die App speichert erfasste Daten im Verlauf ab. Die Anzahl der Einträge im Verlauf kann vom Benutzer eingestellt werden (siehe Einstellungen). Die App kann sowohl mit einer aktiven Internetverbindung (empfohlen) als auch offline verwendet werden. Daten, die während des Offline-Betriebs erfasst wurden, werden automatisch an die gekoppelten Ziele gesendet, sobald wieder eine Verbindung besteht; die Daten werden in der Reihenfolge der Erfassung übertragen.

  • Ansehen
    Erfasste Daten werden automatisch im Verlauf der App gespeichert. Der Verlauf enthält die Liste der zuletzt gesammelten Daten mit Informationen wie Übertragungsstatus, Scan-/Sendezeit oder die empfangene Serverstatus-Meldung (nicht auf allen Plattformen verfügbar).
  • Erneut senden
    Senden Sie einzelne Datensätze oder den gesamten Verlauf erneut an verbundene Ziele.
  • Exportieren
    Die Daten können als Excel- oder CSV-Dateien exportiert werden, indem Sie Form Sharing antippen (nicht auf allen Plattformen verfügbar).
  • Löschen
    Einzelne Datensätze oder der gesamte Verlauf können gelöscht werden.

Einstellungen

Scan-IT to Office - Einstellungen

Bitte beachten Sie, dass die Verfügbarkeit von Optionen zwischen iOS und Android variieren kann.

Lizenzstatus

Zeigt den aktuellen Lizenzstatus der App an. Lizenzen sind als kostenpflichtige Abonnements mit automatischer Verlängerung auf Google Play oder im App Store erhältlich. Abonnements können vom Nutzer selbst jederzeit geändert, storniert oder verlängert werden. Volumenlizenzen sind direkt bei TEC-IT erhältlich (es sind keine Google Play / App Store Zahlungen oder Konten erforderlich).

Formulare

Benutzerdefinierte Datenerfassungsformulare mit dem integrierten Formulareditor auswählen, erstellen und verwalten.

Scanner-Konfiguration

Passen Sie für den Barcodescanner relevante Optionen (siehe Liste) an. Die Android-Version ist für die zukünftige Unterstützung zusätzlicher integrierter Hardware-Scanner vorbereitet. In der aktuellen Version hat diese Konfiguration keine Auswirkung auf gängige Geräte.

  • Bekannte 1D / lineare Barcode-Symbologien
  • Bekannte 2D-Barcodes
  • Barcode-Zeichensatz
  • Symbologie-Kennung entfernen
  • Blitzlicht
  • Silent Scan-Modus
  • Autofokus-Modus
  • Permanenter Autofokus
  • Autofokus-Verzögerung
  • Batch Modus (Serienscan)
  • Pause zwischen den Scans
  • Präfix
  • Suffix

Verlauf

Passen Sie für den Verlauf relevante Optionen an:

  • Größe
    Anzahl der im Verlauf gespeicherten Einträge
  • Löschen
    Entfernt alle Einträge im Verlauf
  • Automatisch erneut senden
    Bei Aktivierung werden nicht gesendete Daten automatisch erneut übertragen, wenn die App wieder online ist
  • Intervall für erneutes Senden
    Zeitspanne zwischen den Sendeversuchen
  • Server-Bestätigung erforderlich
    Deaktivieren Sie diese Option, wenn eine einzelne Dateneingabe wiederholt an das Ziel übertragen wird.

Verbindung

Passen Sie den Gerätenamen an (dieser wird dem Benutzer in den gepaarten Add-Ins/Tools angezeigt) und verwalten Sie die verbundenen Ziele. Die Servereinstellungen für die Kommunikation sind ebenfalls einstellbar. Weitere Informationen finden Sie unter Verbindungen anzeigen.

Verhalten

Bietet Optionen zum Anpassen zusätzlicher App-Funktionen.

  • Manuelle Barcode-Eingabe
    Wenn diese Funktion aktiviert ist, bietet die App die Möglichkeit, Barcodedaten auch manuell einzugeben
  • Feedback
    Verschiedene Sound- und Vibrationseinstellungen
  • Batterie-Sparmodus
    Stellen Sie ein, dass das Display bei Inaktivität ausgeschaltet werden soll

Über

Bietet Links zu den Bedienungsanleitungen, Social Media-Kanälen und YouTube-Videos, zeigt die Allgemeinen Geschäfts­bedingungen an und informiert über die App-Version.

Bekannte Einschränkungen

Aus technischen Gründen sind nicht alle Funktionen in allen Zielanwendungen verfügbar, daher können folgende Einschränkungen auftreten:

Das Einfügen von Bildern ist nur mit folgenden Zielanwendungen möglich:

  • Microsoft Word/Excel für Windows (2016 oder neuer)
  • Microsoft Word/Excel für Mac (15.20 oder neuer)
  • Microsoft Word Online
  • Google Sheets

Bei der Verwendung von Microsoft Excel 2013 können folgende Einschränkungen auftreten:

  • Die erfassten Daten können nicht in mehrere Spalten aufgeteilt werden, sondern werden in eine einzige Zelle eingefügt und durch Leerzeichen getrennt (funktioniert ab Microsoft Office 2016).
  • Die ausgewählte Zelle ändert sich nach dem Einfügen von Daten nicht, alle Daten werden in die gleiche Zelle eingefügt (funktioniert ab Microsoft Office 2016, wenn die nötigen Updates installiert sind).
Weitere Informationen finden Sie in den Scan-IT to Office FAQs.

Mehrere Nutzer & mehrere Ziele

  • Mehrere Mobilgeräte können gleichzeitig verwendet werden, um Daten für ein einzelnes Ziel zu erfassen. Dazu koppeln Sie jedes Mobilgerät, auf dem die Scan-IT to Office App ausgeführt wird, mit dem gewünschten Scan-IT to Office Add-In/Tool.
  • Ein einzelnes Mobilgerät kann die gesammelten Daten gleichzeitig an mehrere Zieldokumente oder Zielanwendungen senden. Koppeln Sie dazu die Scan-IT to Office App mit mehreren Scan-IT to Office Add-Ins/Tools.

Kauf & Abonnement

  • Die Scan-IT to Office App kann als kostenlose Demoversion von Google Play und App Store herunterladen und getestet werden.
  • Ohne ein Abonnement werden die erfassten Daten in unregelmäßigen Abständen durch einen Demo-Text ersetzt und/oder eine Benachrichtigung angezeigt.
  • Abonnements können direkt über das App-Menü () unter Abonnement kaufen erworben werden.
  • Abonnements werden standardmäßig automatisch verlängert und können vom Benutzer jederzeit gekündigt, pausiert oder wieder aktiviert werden. Für weitere Informationen lesen Sie bitte diesen FAQ-Eintrag: Abonnement kündigen, pausieren oder ändern.
  • Für Nutzer mit Bedarf an einer Mehrfachlizenz (Volumenlizenz) für 10 oder mehr Geräte, bietet TEC-IT eine eigene Version der App an.
  • Die verfügbaren Scan-IT to Office Add-Ins und Scan-IT to Office Tools können kostenlos heruntergeladen, installiert und verwendet werden (siehe Download & Installation).

Datenschutz & Sicherheit

Scan-IT to Office wurde ganz im Sinne von Datenschutz und Sicherheit entwickelt:

  • Die Scan-IT to Office Lösung nutzt Microsoft Azure Cloud-Dienste (die Server befinden sich in Texas/USA).
  • Es werden keine persönlichen oder gesammelten Daten dauerhaft auf den Servern gespeichert, diese Informationen werden nur im Speicher verarbeitet.
  • Konfigurationsdaten werden ausschließlich in der App (auf dem Mobilgerät) oder im persönlichen Speicher des Scan-IT to Office Add-Ins/Tools (auf Ihrem Desktop-Computer) gespeichert. Es erfolgt keine Speicherung oder Protokollierung persönlicher Daten auf den Servern.
  • Beim Koppeln wird eine anonymisierte ID des Mobilgeräts mit dem Scan-IT to Office Add-In/Tool ausgetauscht. Es werden keine Benutzer- oder Kontodaten verwendet.
  • Um verbundene Add-Ins/Tools in der App zu identifizieren, werden eine zufällig generierte Add-In/Tool-ID und der Add-In/Tool-Name mit der Scan-IT to Office App ausgetauscht.
  • Die Kommunikation ist verschlüsselt (https).

Feedback und Anregungen

  • TEC-IT schätzt Ihr Feedback und Ihre Anregungen. Lassen Sie uns wissen, was Sie denken und kontaktieren Sie uns.