Scan-IT to Office Bedienungsanleitung

Scan-IT to Office ist intuitiv und in wenigen Schritten einsatzbereit: installieren Sie die App auf Ihrem Mobilgerät und das dazugehörige Add-In auf Ihrem Desktop-Computer. Starten Sie die Datenerfassung mit Barcodes, Texten, Mengen und mehr. Die erfassten Daten werden sofort in den verknüpften Ziel-Dokumenten angezeigt.

Datenschutzerklärung

Kompatibilität

Die Scan-IT to Office App ist für Android- und iOS-Geräte erhältlich (Smartphone und Tablet). Das zugehörige Scan-IT to Office Add-In funktioniert auf Desktop-Computern mit Windows- und Mac-Betriebssystemen. Folgenden Ziele werden unterstützt:

  • Microsoft Word/Excel 2013 (oder neuer)
  • Microsoft Word/Excel 365 (Desktop- und Onlineversion)
  • Google Tabellen
  • Google Chrome

Download & Installation

Installieren der App

Die Scan-IT to Office App kann als kostenlose Demoversion getestet werden. Die Daten werden in unregelmäßigen Abständen durch Demo-Daten ersetzt. Für eine uneingeschränkte, produktive Nutzung bitten wir Sie ein Abonnement zu erwerben. Die mobile App ist für Android auf Google Play und für iOS im App Store verfügbar:

Installieren des Add-In's

Um diese mobile Datenerfassungslösung nutzen zu können, benötigen Sie zusätzlich das entsprechende Scan-IT to Office Add-In für die Zielanwendung auf Ihrem Desktop-Gerät. Das kostenlose Add-In ist für Microsoft Office (Word/Excel), Google Sheets und Google Chrome in den jeweiligen Stores erhältlich:
Entwickler können bei Bedarf ihr eigenes Scan-IT to Office Add-In erstellen. Ein Entwicklerhandbuch ist auf Anfrage erhältlich - Kontaktieren Sie uns einfach!

Benutzeroberfläche

Scan-IT to Office - Benutzeroberfläche

Menü

Das Hauptmenü (Hauptmenü öffnen) enthält folgende Elemente:
  • Verbindung hinzufügen
    Klicken Sie hier, um die mobile App mit dem entsprechenden Ziel-Add-In zu verbinden, indem Sie den angezeigten QR-Code scannen.
  • Verbindungen anzeigen
    Zeigt die verbundenen Add-Ins und deren Status (z.B. online, pausiert, offline).
  • Formulare
    Hier können Sie Eingabeformulare zur Datenerfassung auswählen.
  • Verlauf
    Enthält eine Liste der zuletzt erfassten Daten (Übertragungsstatus, Scan-/Sendezeit oder die empfangene Statusmeldung).
  • Einstellungen
    Hier finden Sie eine Vielzahl an Einstellungsmöglichkeiten (Barcodetypen, Zeichensätze, Kamerascanner-Einstellungen, usw.).

Symbolleiste

Auswahl-Symbol

Ausrichtung sperren
Die App kann im Hoch- oder Querformat eingesetzt werden. Durch Klicken dieser Schaltfläche können Sie die gewünschte Ausrichtung sperren.

Symbol Verbindung

Verbindungsstatus
Dieses Symbol zeigt den aktuellen Verbindungsstatus in der jeweiligen Farbe an (Details siehe Verbindungen).

Symbol Formulare

Formulare
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das gewünschte Eingabeformular für die Datenerfassung auszuwählen.

Tastatursymbol

Manuelle Eingabe
Tippen Sie auf dieses Symbol, um Barcode-Daten manuell über die Tastatur einzugeben.

Verbindung hinzufügen (Koppeln)

Scan-IT to Office - Connection Manager
Koppeln verbindet die mobile App mit dem Add-In des Zieldokuments auf Ihrem Desktop-Computer. Das ist einfach und in wenigen Schritten erledigt:
  • Öffnen Sie das Hauptmenü (Hauptmenü öffnen ) Ihrer Scan-IT to Office App und wählen Sie Verbindung hinzufügen aus.
  • Öffnen Sie das gewünschte Zieldokument mit dem bereits installierten Scan-IT to Office Add-In, welches einen QR-Code zum erstmailigen Koppeln anzeigt.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche QR-Code scannen auf Ihrem Smartphone.
  • Scannen Sie nun den angezeigten QR-Code (siehe Bild).
  • Wenn beide Instanzen (App und Add-In) eine aktive Verbindung aufweisen (grünes Symbol / grüne Statusanzeige), können Sie mit der Datenerfassung starten.
  • Ab jetzt funktioniert der Datentransfer wie von selbst: Die erfassten Daten werden automatisch an die geöffneten Zieldokumente gesendet.
  • Alle aktuell verbundenen Add-Ins und deren Verbindungsstatus finden Sie unter Verbindungen anzeigen im Hauptmenü.
  • Um mehrere Geräte zu Ihrem Add-In hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Add Phone. ( Add Phone ) unterhalb der Geräteliste (Configured Phones).
  • Wenn Sie Daten an mehrere Ziele weiterleiten möchten, müssen Sie die App mit weiteren Add-Ins verbinden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Scan-IT to Office FAQ's.

Verbindungen anzeigen

Scan-IT to Office - Verbindungs-Manager
  • Um erfasste Daten mit einem Dokument empfangen zu können, muss die App eine aktive Verbindung anzeigen (grünes Icon in der Symbolleiste) und der Geräteeintrag im Add-In muss ebenfalls aktiv sein (grüne Statusanzeige).
  • Falls die Scan-IT to Office App einen Verbindungsfehler mit einem roten Symbol anzeigt, stellen Sie sicher, dass Ihr mobiles Gerät eine Internetverbindung hat.
  • Wenn die Scan-IT to Office App auf ein Verbindungsproblem mit einem Symbol in gelb hinweist, stellen Sie sicher, dass Ihre App mit einem Add-In gekoppelt ist und das Add-In gerade ausgeführt wird.
  • Zeigt das Scan-IT to Office Add-In einen Verbindungsfehler mit einem Balken neben dem Geräteeintrag in orange an, stellen Sie sicher, dass Ihr Computer eine Internetverbindung hat.
  • Bitte überprüfen Sie, ob Add-In und App identische Servereinstellungen verwenden (nur für aktive Abonnenten verfügbar).
  • Eine Liste aller gekoppelten Add-Ins kann über den Menüpunkt "Verbindungen anzeigen" eingesehen werden. Eine Statusanzeige zeigt den Verbindungsstatus der Add-Ins an. (grün = verbunden, gelb = pausiert, grau = nicht verbunden).
  • Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Scan-IT to Office FAQ's.
  • Sollten Sie weiterhin Verbindungsprobleme haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team!

Formulare

Scan-IT to Office - Connection Manager
Die Datenerfassung auf dem Smartphone oder Tablet erfolgt über klar strukturierte Eingabeformulare:
  • Die App bietet eine Reihe an vordefinierter Standard Formulare.
  • Bei Bedarf können Benutzer eigene, individuelle Formulare erstellen.
  • Kundenspezifische Formulare sind auf Anfrage erhältlich.

Der Formular-Editor beinhaltet derzeit folgende Eingabetypen:

  • Barcode
  • Text
  • Zahlen (zB. Mengen)
  • Liste
  • Datum
  • Uhrzeit
  • Checkbox
  • Bilder (von der Kamera oder Gallerie)
  • Standortdaten (GPS-basiert)
  • Datum & Uhrzeit
  • Fixtext

Individuelle Formulare können durch Klicken der Schaltfläche Formulare teilen geteilt werden.
Das Teilen von Formularen ist derzeit nur unter iOS möglich.

Verlauf

  • Erfasste Daten werden im Verlauf gespeichert. Dieser enthält eine Liste der zuletzt gescannten Daten mit Informationen wie Übertragungsstatus, Scan-/Sendezeit oder die empfangene Statusmeldung.
  • Offline-Betrieb: Ohne aktive Internetverbindung werden eingegebene Daten auf dem Gerät zwischengespeichert. Die App überträgt automatisch zwischengespeicherte Daten, wenn die Internetverbindung wiederhergestellt wird.
  • Wir empfehlen Scan-IT to Office mit einer aktiven Internetverbindung zu verwenden!

Einstellungen

Scan-IT to Office - Einstellungen
  • App Einstellungen
    In den Scan-IT to Office App Einstellungen können Sie eine Reihe von Optionen wie erkannte Barcode-Symbologien, Barcode-Präfix / -Suffix, Zeichensätze, Kamerascanner-Einstellungen, etc. anpassen.
  • Verbindungen
    Hier können Sie den Gerätenamen und die verbundenen Add-Ins einsehen bzw. anpassen. Sie können auch den Server / Port auswählen, der für die Kommunikation verwendet wird. Weitere Informationen zu Verbindungen finden Sie unter "Verbindungen anzeigen".
  • Lizenzstatus
    Zeigt den aktuellen Lizenzstatus Ihrer App an. Sie können ein kostenpflichtiges Abonnement erwerben oder Ihre Lizenz direkt in der App herunterladen / aktualisieren.
  • Add-In Einstellungen
    Hier können Sie den Datentyp (wie zB. reine Daten, URL-kodierte Daten, Gerätename, Geräte-ID, Zeitstempel), die Reihenfolge, in der die Daten eingefügt werden sollen, und den Server für die Kommunikation mit der App auswählen.

Einschränkungen

Bitte beachten Sie: Manche Funktionen benötigen die Verwendung von Microsoft Word/Excel 2016 (oder neuer). Folgende Einschränkungen können auftreten:
  • Kamerabilder können nicht eingefügt werden
  • Daten können in Excel nicht in mehrere Spalten aufgeteilt werden, sondern werden in eine einzelne Zelle, getrennt durch Leerzeichen, eingefügt.
  • Die ausgewählte Zelle in Excel kann nach dem Einfügen nicht geändert werden. Alle gescannten/gesendeten Daten werden in dieselbe Zelle eingefügt.
  • Mehr infos finden Sie unter Scan-IT to Office FAQ.

Mehrfachnutzer / Mehrfach-Zieldokumente

  • Es können mehrere Mobilgeräte verwendet werden, um gleichzeitig Daten in ein einziges Microsoft Word- oder Microsoft Excel-Dokument zu scannen. Dazu paaren Sie jede Scan-IT to Office-App mit einer einzigen Microsoft Office-Instanz.
  • Ein einzelnes Mobilgerät kann die gescannten Daten gleichzeitig an mehrere Zieldokumente senden.
    Dazu paaren Sie die Scan-IT to Office App mit mehreren Microsoft Office-Instanzen.
  • Mehr Infos finden Sie in den Scan-IT to Office FAQ.

Private Cloud / Vor-Ort-Installation

  • Scan-IT to Office kann auch über eine Netzwerkfreigabe verteilt werden (ein Microsoft-Konto ist für die Installation oder den Betrieb in diesem Szenario nicht erforderlich, Details auf Anfrage).
  • Wir arbeiten an der Möglichkeit für Vor-Ort-/Private Cloud-Installationen des Scan-IT to Office Servers. Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen!

Kauf & Abonnement

  • Die Scan-IT to Office App ist als kostenlose Demoversion verfügbar, ein kostenpflichtiges Abonnement schaltet alle Funktionen frei. Ohne Abonnement werden die erfassten Daten von Zeit zu Zeit durch einen Demo-Text ersetzt und/oder eine Benachrichtigung innerhalb der App angezeigt.
  • Die Scan-IT to Office App empfiehlt Abonnenten, auf einen dezidierten Produktionsserver zu wechseln. Wenn Sie den Server wechseln stellen Sie bitte sicher, dass der verwendete Server auch im Scan-IT to Office Add-In angepasst wird (siehe Add-In Optionen).
  • Das Scan-IT to Office Add-In ist kostenlos in den jeweiligen Stores erhältlich (siehe Download & Installation).

Schlussbemerkungen

  • TEC-IT schätzt Ihr Feedback und Ihre Anregungen. Lassen Sie uns wissen, was Sie denken und kontaktieren Sie uns.
  • Viel Spaß beim Erkunden dieser Datenerfassungslösung!

Datenschutz und Sicherheit

Scan-IT to Office wurde ganz im Sinne von Datenschutz und Sicherheit entwickelt:

  • Die Scan-IT to Office-Lösung verwendet Microsoft Azure Cloud Services (die Server befinden sich derzeit in Nordamerika). Die Server speichern und protokollieren keine Daten dauerhaft.
  • Zur Paarung wird ausschließlich die Geräte-ID des Mobilgerätes mit dem Scan-IT to Office Add-In ausgetauscht. Es werden keine personenbezogenen Daten wie Benutzernamen, Kontonamen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Zahlungsinformationen verwendet.
  • Die Konfigurationsdaten, welche für die Zuordnung einer bestimmten Scan-IT to Office App zu einer Microsoft Office-Instanz erforderlich sind, werden ausschließlich in der App (auf Ihrem Gerät) oder im privaten Speicher der Microsoft Office-Instanz (auf Ihrem PC oder Mac) gespeichert.
  • Die Kommunikation wird durch die Verwendung von https gesichert.

Datenschutzhinweise für das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On

  • Das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On verwendet die E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos, um sicherzustellen, dass das Add-In mit dem Konto ausgeführt wird, das aktuell bei Google Sheets angemeldet ist. Dies ist aufgrund eines Problems mit Google Sheets Add-Ons erforderlich, wenn Sie mehrere Benutzer in Google Chrome verwenden.
    Nähere Details finden Sie hier: Problembeschreibung im Google Issue Tracker.
  • Das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On speichert keine Ihrer personenbezogenen Daten dauerhaft.
  • Das Scan-IT to Office Google Sheets Add-On gibt keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.