Scan-IT to Office Bedienungsanleitung

Scan-IT to Office wurde mit einem Maximum an Benutzerfreundlichkeit entwickelt. Die Installation ist einfach: Installieren Sie die App (erhältlich für Android und iOS) und das dazugehörige Office Add-In. Danach scannen Sie den im Office angezeigten QR Code, um die App mit dem Office Add-In zu paaren. Jetzt können Sie beginnen Barcodes in Ihre Excel und Word Dokumente zu scannen. Microsoft Office 2013 (und neuer) und Microsoft Office 365 (Desktop und Online Version) werden auf Microsoft Windows und Mac OS X / macOS unterstützt.

Installation

Um die Scan-IT to Office Softwarelösung zu installieren, führen Sie diese drei Schritte aus:

  • Installieren der App
  • Installieren Sie die Scan-IT to Office App auf Ihrem Gerät (Version für Android: Google Play Store, Version für iOS: App Store). Die Applikation kann kostenlos getestet werden. Für eine produktive Nutzung bitten wir Sie, ein Abonnement zu erwerben.
  • Installieren des Office Add-Ins
  • Starten Sie Microsoft Word oder Microsoft Excel, öffnen Sie den Office Add-In Store, suchen Sie nach Scan-IT to Office und fügen Sie das Add-In in Ihr Word- oder Excel-Dokument ein. Das Add-In zeigt einen QR-Code an, der für das Verbinden des Dokuments mit Ihrem Gerät im nächsten Schritt erforderlich ist. Das Scan-IT to Office Add-In ist kostenlos.
  • Paaren der App mit dem Office Add-In
  • Paaren verbindet die Scan-IT to Office App mit Ihrer Microsoft Office Instanz. Starten Sie die App und scannen Sie den im Scan-IT to Office Add-In angezeigten QR-Code. Bei Bedarf können Sie die Schaltfläche "+" verwenden, um einen neuen QR-Code zum Paaren oder zum Hinzufügen eines weiteren Geräts anzuzeigen.

Verwendung

  • Nach dem Paaren mit dem Scan-IT to Office Add-In ist die Scan-IT to Office App bereit zum Scannen und Übertragen von Barcodes. Sowohl die App als auch das Add-in müssen eine erfolgreiche und aktive Verbindungen aufweisen (grünes Icon oder grüne Status-Anzeige).
  • Um Barcodedaten in einem Dokument zu erhalten, muss das Scan-IT to Office Panel sichtbar sein und der Geräteeintrag im Office Add-In muss aktiviert sein.
  • Im Reiter Optionen des Scan-IT to Office Add-Ins können Sie die Art der Daten (normale Daten, URL-codierte Daten, Gerätenamen, Geräte-ID, Zeitstempel) und die Reihenfolge, in der Daten in das Dokument eingefügt werden auswählen. Weiters können Sie auch den Server auswählen, der für die Kommunikation mit der Scan-IT to Office App verwendet wird.
  • In den Einstellungen der Scan-IT to Office App können Sie verschiedene Optionen wie Barcode-Präfix, Barcode-Suffix, erkannte Barcodes, Zeichensätze, usw. auswählen. Abonnenten haben auch die Möglichkeit, den Server auszuwählen, der zur Kommunikation mit dem Scan-IT to Office Add-In verwendet wird.

Fehlerbehebung

  • Wenn die Scan-IT to Office App einen Verbindungsfehler mit einem roten Symbol anzeigt, stellen Sie sicher, dass Ihr Mobilgerät über eine aktive Internetverbindung verfügt.
  • Wenn das Scan-IT to Office Add-in einen Verbindungsfehler mit einem roten Balken neben dem Geräteeintrag anzeigt, stellen Sie sicher, dass der Computer, auf dem Office läuft, mit dem Internet verbunden ist. Versuchen Sie das Telefon im Panel zu entfernen um danach die Internetverbindung wiederherzustellen.
  • Wenn eine Internetverbindung vorhanden ist, aber die Scan-IT to Office App, das Scan-IT to Office Add-In oder beide noch Verbindungsprobleme anzeigen, ist es möglich, dass der eingestellte Server ausgefallen ist. Aktive Abonnenten können als temporären Workaround jeweils alternative Server in der App und im Office Add-In auswählen. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team.
  • Bitte überprüfen Sie, ob sowohl das Add-in als auch die App idente Server-Einstellungen verwenden (nur für aktive Abonnenten verfügbar).
  • Wenn die App nach dem Scannen eine Nachricht anzeigt (... kein Zieldokument verfügbar ...) stellen Sie sicher, dass das Scan-IT to Office Panel in der gepaarten Microsoft Office Instanz sichtbar und das Gerät aktiviert ist (nicht im Status Fehler oder Pausiert).
  • Für detaillierte Informationen öffnen Sie bitte das Protokoll im Add-In und kontaktieren Sie TEC-IT.

Deaktivieren eines Mobilgeräts

Wenn ein bestimmtes Smartphone oder Tablet deaktiviert werden soll, weil es nicht mehr als Barcode-Scanner verwendet wird, öffnen Sie das Scan-IT to Office Add-In und entfernen Sie das Gerät, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol klicken.

Kauf und Abonnement

  • Um die Demo-Limitierung (gescannte Daten werden im Zufallsprinzip durch einen Demo-Text ersetzt) aufzuheben, bitten wir Sie, ein Abonnement für die Scan-IT to Office App zu erwerben. Es fallen keine weiteren Gebühren an und Sie können Ihr Abo jederzeit kündigen.
  • Die Scan-IT to Office App empfiehlt Abonnenten, auf einen dezidierten Produktionsserver zu wechseln. Wenn Sie den Server wechseln stellen Sie bitte sicher, dass der verwendete Server auch im Scan-IT to Office Add-In angepasst wird (siehe Add-In Optionen).

Datenschutz und Sicherheit

Scan-IT to Office wurde ganz im Sinne von Datenschutz und Sicherheit entwickelt:

  • Die Scan-IT to Office-Lösung verwendet Microsoft Azure Cloud Services (die Server befinden sich derzeit in Nordamerika). Die Server speichern und protokollieren keine Daten dauerhaft.
  • Zur Paarung wird ausschließlich die Geräte-ID des Mobilgerätes mit dem Scan-IT to Office Add-In ausgetauscht. Es werden keine personenbezogenen Daten wie Benutzernamen, Kontonamen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Zahlungsinformationen verwendet.
  • Die Konfigurationsdaten, welche für die Zuordnung einer bestimmten Scan-IT to Office App zu einer Microsoft Office-Instanz erforderlich sind, werden ausschließlich in der App (auf Ihrem Gerät) oder im privaten Speicher der Microsoft Office-Instanz (auf Ihrem PC oder Mac) gespeichert.
  • Die Kommunikation wird durch die Verwendung von https gesichert.

Vor-Ort Installationen / Private Cloud

  • Die Android-App kann vom Google Play Store oder von tec-it.com heruntergeladen und installiert werden.
  • Die iOS-Version ist exklusiv im App Store verfügbar.
  • Für die produktive Nutzung ist ein Abonnement der App nötig. Dieses Abonnement ist nur über den jeweiligen Store zu erwerben.
  • Das Scan-IT to Office Add-In kann vom Office Store oder über eine Netzwerkfreigabe (in diesem Szenario ist für die Installation oder den Betrieb kein Microsoft-Konto erforderlich, Details auf Anfrage) geladen und verteilt werden.
  • Bei Bedarf ist die Verwendung eines Vor-Ort bzw. privaten Servers möglich (Microsoft Azure Cloud Services werden in diesem Fall nicht verwendet). Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.

Off-Line Betrieb

Scan-IT to Office wurde für den Online-Einsatz konzipiert. Für den Betrieb ist ein Internetzugang erforderlich. Zukünftige Produktversionen bieten die Möglichkeit gescannte Daten zu puffern, wenn die Serververbindung verloren geht. Gepufferte Daten können bei Bedarf erneut manuell übertragen werden.

Mehrfachnutzer-Szenarien

  • Es können mehrere Mobilgeräte verwendet werden, um gleichzeitig Daten in ein einziges Microsoft Word- oder Microsoft Excel-Dokument zu scannen.
    Dazu paaren Sie jede Scan-IT to Office-App mit einer einzigen Microsoft Office-Instanz.
  • Ein einzelnes Mobilgerät kann die gescannten Daten gleichzeitig an mehrere Office-Dokumente senden.
    Dazu paaren Sie die Scan-IT to Office App mit mehreren Microsoft Office-Instanzen.

Schlussbemerkungen

  • TEC-IT schätzt Ihr Feedback und Ihre Anregungen. Lassen Sie uns wissen, was Sie denken und kontaktieren Sie uns.
  • Viel Spaß beim Erkunden unserer neuesten Barcode Lösung!