Scan-IT to Office: Руководство пользователя

Scan-IT to Office был создан для максимального удобства. Установка элементарна: просто установите приложение и соответствующую надстройку. Все - Вы можете начинать сбор данных штрих-кодов, текстовых и количественных значений. Полученные данные сразу появляются в соединенных с устройством документах Word и Excel. Поддерживается работа с Microsoft Office 2013 (и выше) и Microsoft Office 365 (десктопной и браузерной версиями) на платформах Microsoft Windows и Mac OS X / macOS.

Установка

Чтобы установить продукт Scan-IT to Office, выполните следующие три шага:

• Установите приложение
Установите приложение Scan-IT to Office на Ваше устройство (для Android: Google Play Store, для iOS: App Store). Попробовать и оценить приложение можно бесплатно. При применении на производствах мы рекомендуем приобрести подписку на продукт.
• Установите надстройку Office
Запустите Microsoft Word или Microsoft Excel, откройте Microsoft AppSource, введите в поле поиска Scan-IT to Office и добавьте найденную надстройку в Ваш документ Word или Excel. На панели надстройки отобразится QR-код, необходимый для установки соединения между документом и Вашим устройством в следующем шаге. Надстройка Scan-IT to Office Add-in является бесплатной.
• Установите соединение между приложением и надстройкой Office
Данное соединение связывает приложение Scan-IT to Office с Вашим документом Microsoft Office. Запустите приложение и считайте QR-код, отображенный на панели надстройки Scan-IT to Office. При необходимости Вы можете воспользоваться кнопкой "+", которая обновит QR-код для установки соединения или для добавления другого устройства.

Использование

• Когда соединение с надстройкой Scan-IT to Office установлено, приложение Scan-IT to Office готово считывать и отправлять данные штрих-кодов. При успешном соединении и приложение, и подключенное устройство в надстройке должны иметь активный статус ((отображается зеленым цветом иконки информации или зеленым цветом индикатора состояния).
• Для получения данных штрих-кодов в документ необходимо, чтобы панель надстройки Scan-IT to Office была видимой и запись о подключенном устройстве в ней была активирована.
• Во вкладке Опции надстройки Scan-IT to Office Вы можете выбрать тип данных (простые данные, URL данные, имя устройства, идентификационный номер (ID) устройства, временная отметка), а также порядок, в котором данные должны быть вставлены в документ. Вы также можете выбрать сервер, используемый для соединения с приложением Scan-IT to Office.
• В Настройках приложения Scan-IT to Office Вы можете выбрать различные опции, такие как префикс и суффикс штрих-кодов, тип считываемых кодов, кодировка и т.д. Оформление подписки также дает возможность выбора сервера, используемого для соединения с надстройкой Scan-IT to Office.

Формы ввода

В данном разделе меню Вы можете выбрать любую из уже имеющихся форм ввода или же создать свои собственные:

• Найдите наиболее удобные для себя Шаблоны Форм ввода и сканируйте штрихкоды, вводите штрихкоды, тексты, количества, прикрепляйте изображения.
• С Редактором Форм^* Вы можете создавать, редактировать и комбинировать их, как захотите.
• Если Вам необходим особый шаблон формы ввода, то для абсолютно любого рабочего процесса мы можем создать Пользовательскую Форму Ввода (на базе HTML-5). Просто свяжитесь с нами!

^*Обращаем Ваше внимание, что на данным момент опция доступна только на устройствах iOS.

Ограничения

Обращаем Ваше внимание, что для работы некоторых опций необходимо использование Microsoft Word/Excel 2016 (или выше). Могут иметь место следующие ограничения:

• Не вставляются изображения
• Данные не разбиваются по разным столбцам в Excel, а вместо этого вставляются в одну и ту же ячейку, отделяясь друг от друга пробелом.
• Координаты выбранной в Excel ячейки не сдвигаются автоматически после ввода данных. Все считанные/отправленные данные вставляются в одну и ту же ячейку.
• Более подробную информацию Вы найдете в разделе Часто Задаваемых Вопросов по продукту Scan-IT to Office.

Устранение неполадок

• Если приложение Scan-IT to Office имеет красную иконку, указывая на ошибку соединения, убедитесь что Ваше мобильное устройство подключено к Интернету.
• Если в надстройке Scan-IT to Office индикатор возле имени Вашего устройства имеет красный цвет, указывая на ошибку соединения, убедитесь, что компьютер, на котором запущен документ Office, подключен к Интернету. Вы также можете удалить подключение Вашего устройства на панели надстройки, а затем попробовать восстановить Интернет-соединение.
• Если Интернет-соединение присутствует, а приложение, надстройка или они оба все еще указывают на проблему подключения, возможно, недоступен выбранный сервер. При оформлении подписки пользователи получают возможность настройки альтернативного сервера и в приложении, и в надстройке в качестве временного решения проблемы. Пожалуйста, также свяжитесь с нашей службой техподдержки.
• Пожалуйста, убедитесь, что и надстройка, и приложение используют одни и те же настройки сервера (опция доступна только для пользователей, оформивших подписку на продукт).
• Если приложение показывает сообщение после считывания штрихкода (... целевой документ недоступен ...), то убедитесь, что панель надстройки Scan-IT to Office в подключенном приложении Microsoft Office открыта и мобильное устройство в ней активировано (то есть не показывает статус ошибки или не стоит на паузе).
• Для получения более детальной информации проверьте вкладку Протокол в надстройке и свяжитесь с TEC-IT.

Как отсоединить мобильное устройство

Если Вам требуется отключить какой-либо смартфон или планшет от документа Office, поскольку данное устройство больше не используется в качестве сканера штрихкодов, откройте надстройку Scan-IT to Office и удалите устройство из списка, нажав на иконку "Корзина".

Приобретение подписки на продукт

• Чтобы снять ограничения демо-версии (сканированные данные иногда заменяются демо-данными), мы рекомендуем оформить подписку на приложение Scan-IT to Office. Никаких дополнительных сборов не взимается, отменить подписку Вы можете в любое время.
• При приобретении подписки приложение Scan-IT to Office рекомендует сменить используемый сервер с тестового на рабочий. При этом, пожалуйста, убедитесь, что Вы указали тот же используемый сервер в надстройке Scan-IT to Office (см. Опции надстройки).

Личная информация и безопасность

При разработке продукта Scan-IT to Office мы учитывали требования к защите личной информации и безопасности:

• Решение Scan-IT to Office использует облачный сервис сервера Microsoft Azure (серверы на текущий момент располагаются в Северной Америке). Этот сервер не хранит и не протоколирует данные на постоянной основе.
• Исключительно для целей соединения, идентификационный номер мобильного устройства (ID) передается надстройке Scan-IT to Office. Продукт Scan-IT to Office не использует личной информации, такой как имя пользователя, имя аккаунта, телефонные номера, адреса электронной почты или платежные данные.
• Данные конфигурации, которые требуются для привязки приложения Scan-IT to Office к конкретному экземпляру Microsoft Office, хранятся ислючительно в самом приложении (на Вашем устройстве) и в частном хранилище данного конкретного экземпляра Microsoft Office (на Вашем компьютере).
• Соединение защищено за счет использования https.

Локальная установка / Частное облако

• Загрузка и установка приложения для Android возможна из Google Play Store, а также с сайта tec-it.com.
• Версия приложения для iOS представлена для скачивания эксклюзивно в App Store.
• Для применения на производствах необходимо приобретение подписки на продукт. Оформить подписку можно только в вышеуказанных точках продаж.
• Надстройку Scan-IT to Office можно скачать в Microsoft AppSource или же посредством использования общего сетевого ресурса (при данном сценарии наличие аккаунта Microsoft для установки и использования продукта не требуется, получить более подробную информацию можно по запросу).
• При необходимости возможно использование локального или частного серверов (в данном случае, облачный сервис сервера Microsoft Azure не используется). Для получения дополнительной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами.

Работа в режиме оффлайн

Мы рекомендуем пользование продуктом Scan-IT to Office при активном интернет-соединении. В режиме оффлайн Scan-IT to Office хранит все полученные данные на Вашем устройстве. При восстановлении интернет-подключения Scan-IT to Office для Android автоматически передает все кэшированные данные в связанное с ним приложение Office.

Многопользовательский сценарий

• Для сбора данных в один документ Microsoft Word или Microsoft Excel может одновременно использоваться несколько мобильных устройств.
  Для этого необходимо лишь соединить каждое из приложений Scan-IT to Office с одним общим документом Microsoft Office.
• Одно мобильное устройство также может передавать данные одновременно в несколько документов Office.
  Для этого соедините приложение Scan-IT to Office с несколькими документами Microsoft Office.

Примечания

• TEC-IT ценит Ваши отзывы и предложения. Просто свяжитесь с нами и сообщите нам свое мнение.
• Узнавайте о наших новых решениях для работы со штрихкодами!