Приложение Scan-IT to Office: руководство пользователя

Вступление

Приложение Scan-IT to Office доступно для мобильных устройств (смартфонов и планшетов), работающих на Android или iOS. Чтобы использовать это приложение, также требуется установить необходимые Вам надстройки Scan-IT to Office или утилиты Scan-IT to Office на свой компьютер.

Терминология

Краткое определение терминов, используемых в данном руководстве:

• Приложение
  Обозначает приложение Scan-IT to Office, установленное на Вашем мобильном устройстве.
• Надстройка
  Т.е. надстройки Scan-IT to Office. Данные надстройки являются оптимизированными расширениями для Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Chrome и Google Таблиц, позволяющие обеспечить беспроблемный сбор данных в документы, электронные таблицы и приложения браузера. Надстройки обычно устанавливаются непосредственно из своего хост-приложения (например, через Microsoft AppSource или интернет-магазин Chrome).
• Целевое приложение
  Обозначает целевой документ (например, лист Microsoft Excel) или целевую систему (например, компьютер), получающую данные, собранные с помощью приложения Scan-IT to Office.
• Утилита
  Обозначает утилиты Scan-IT to Office - это вспомогательные приложения, которые устанавливаются непосредственно в целевой системе. Утилиты Scan-IT to Office могут пересылать собранные данные в любое приложение Windows / Mac (используя Scan-IT to Office Smart Keyboard Wedge) или сразу же сохранять эти данные в базе данных (Scan-IT to Office Smart Database Connector).

Скачивание и установка

Приложение Scan-IT to Office можно протестировать бесплатно. Бесплатная версия периодически заменяет Ваши данные демо-данными, для неограниченного использования мы рекомендуем приобрести подписку. Вы можете загрузить приложение Scan-IT to Office, используя ссылки ниже:

• Приложение Scan-IT to Office для Android (Google Play)
• Приложение Scan-IT to Office для iOS (App Store)
• Для корпоративных пользователей TEC-IT предлагает версию для корпоративного лицензирования.

Помимо установки приложения Scan-IT to Office, также необходимо установить на компьютер MacOS или Windows как минимум одну надстройку или утилиту Scan-IT to Office. В зависимости от типа надстройки/утилиты эта установка выполняется либо на уровне операционной системы, либо из целевого приложения:

• Как скачать надстройки и утилиты Scan-IT to Office

После установки приложения и надстройки/утилиты, Вам нужно установить сопряжение между ними:

• Как установить сопряжение

Если у вас возникли какие-либо проблемы, пожалуйста, ознакомьтесь с Установленными граничениями, Часто задаваемыми вопросами Scan-IT to Office или просто свяжитесь с нами.

Пользовательский интерфейс

Меню

Главное меню ( ⋮ ) содержит следующие пункты:

• Добавить подключение
  Установите сопряжение между мобильным приложением Scan-IT to Office и необходимым целевым документом или целевой системой, сканировав QR-код подключения.
• Показать подключения
  Показать подключенные целевые приложения и их статусы, например, онлайн, приостановлено, офлайн.
• Формы
  Выберите один из имеющихся шаблонов или используйте встроенный редактор форм, чтобы создать собственную форму ввода данных или поделиться ею.
• История
  Отображает список недавних данных сканирования.
• Подписки
  Покупка и управление подписками.
• Настройки
  Здесь Вы можете изменять параметры опций поддерживаемых типов штрихкодов, кодировок, настроек сканирующего модуля, истории и т.д.

Рабочая панель

Фиксация положения экрана
Приложение можно использовать в режиме портретной или альбомной ориентации. Зафиксировать желаемую ориентацию Вы можете, просто коснувшись данной кнопки.

Статус подключения
Отображает текущий статус подключения соответствующим цветом (подробнее см. Показать подключения).

Формы
Нажмите, чтобы для сбора данных выбрать нужную форму ввода данных.

Ручной ввод
Нажмите, чтобы ввести данные штрихкода вручную.

Добавить подключение (Сопряжение)

Сопряжение соединяет мобильное приложение Scan-IT to Office с целевым приложением или целевым документом на Вашем компьютере:

• Мобильное устройство: Откройте главное меню ( ⋮ ) и выберите Добавить подключение.
  Если при запуске приложения не настроено хотя бы одно сопряжение, то в Приложении автоматически появится экран для добавления подключения.
• Компьютер: Откройте установленную Надстройку/Утилиту Scan-IT to Office, которая отображает QR-код подключения. Если QR-код не отображается, нажмите Add Phone.
• Мобильное устройство: Выберите СканироватьQR-код, чтобы сканировать отображенный код подключения (см. изображение).

Готово - Приложение и Надстройка/Утилита отображают успешное сопряжение в виде зеленой иконки или зеленого индикатора состояния. Теперь Вы можете начинать собирать данные с помощью своего мобильного устройства; данные автоматически передаются в режиме реального времени во все подключенные и находящиеся онлайн целевые приложения.

Дополнительно

• Если Вы хотите собирать данные с помощью нескольких устройств в один целевой документ, подключите дополнительное устройство, нажав в Надстройке/Утилите Add Phone.
• Если Вам требуется передавать данные в несколько целевых программ/систем одновременно, подключите Приложение также к другим необходимым Надстройкам/Утилитам. Подробнее см. Часто задаваемые вопросы Scan-IT to Office.

Показать подключения

В пункте Показать подключения главного меню Приложения отображаются все сопряженные на данный момент целевые приложения, а их статус подключения показан с помощью следующих цветов:

• зеленый = онлайн
• желтый = приостановлено
• серый = офлайн
• красный = ошибка
• оранжевый = ошибка подключения

Статусы подключения и устранение ошибок:

• Если в приложении Scan-IT to Office статус подключения обозначен зеленой иконкой, то это целевое приложение готово принимать данные.
• Если приложение Scan-IT to Office отображает проблему подключения с помощью желтой иконки, убедитесь, что мобильное устройство сопряжено с Надстройкой и эта Надстройка в данный момент активна.
• Если приложение Scan-IT to Office отображает ошибку подключения с помощью красной иконки, убедитесь, что Ваше мобильное устройство подключено к интернету.
• Если Надстройка Scan-IT to Office отображает ошибку подключения в виде оранжевой полоски рядом с именем мобильного устройства в списке подключенных устройств, убедитесь, что интернет-соединение компьютера работает.
• Более подробную информацию Вы можете найти в Часто задаваемых вопросах Scan-IT to Office.
• Если у Вас все еще есть сложности с подключением, пожалуйста, свяжитесь с нашей командой техподдержки!

Формы ввода данных

Имеющиеся в приложении Scan-IT to Office стандартные формы ввода данных предлагают оптимизированный способ сканирования одного штрихкода или сбора данных с помощью наиболее часто используемых полей для решения простых задач сбора данных.

• С помощью встроенного редактора форм (Создать новую форму) пользователи могут создавать пользовательские формы ввода, применяя любую комбинацию полей ввода данных, поддерживаемых Scan-IT to Office.
• Поделитесь формами ввода с другими, нажав . Чтобы импортировать форму ввода данных в Приложение, просто нажмите на полученный файл.
• Если Вам необходима специальная форма с еще более продвинутым функционалом, мы можем разработать ее для Вас в HTML5. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если Вам нужна специальная форма!

В редакторе форм доступны следующие типы полей данных:

• Сканировать штрих-код
• Текст
• Число (например, количество)
• Список (выбор одного или сразу нескольких пунктов)
• Дата
• Время
• Флажок
• Изображение (с помощью камеры устройства или из фотоальбома)
• Геоданные (GPS)
• Дата и время
• Статический текст (фиксированный текст)
• Секундомер

История

Приложение сохраняет собранные данные в Истории, объем которой пользователь может менять (см. Настройки). Приложением можно пользоваться как при активном интернет-подключении (рекомендовано), так и офлайн. Данные, собранные в режиме офлайн, при восстановлении подключения будут автоматически отправлены в сопряженные целевые приложения с сохранением последовательности сбора.

• Просмотр
  Переданные данные автоматически сохраняются в истории приложения. История содержит в себе список недавних данных сканирования, включая такую информацию как статус передачи, время сканирования / отправления или сообщение о статусе, полученное от сервера (доступно не на всех платформах).
• Повторная отправка
  Вы можете заново отправить в подключенные целевые приложения как отдельные записи, так и всю историю.
• Экспорт
  Данные можно экспортировать в виде Excel или CSV файлов, нажав кнопку (доступно не на всех платформах).
• Удаление
  Удалить можно как отдельные записи, так и всю историю.

Ограничения

Некоторые функции работают не со всеми целевыми приложениями, что обусловлено техническими причинами. Могут иметь место следующие ограничения:

Вставка изображений возможна только в следующих приложениях:

• Microsoft Word/Excel для Windows (2016 или более поздняя версия)
• Microsoft Word/Excel для Mac (15.20 или более поздняя версия)
• Microsoft Word Online
• Google Таблицы

При использовании Microsoft Excel 2013 возможны следующие ограничения:

• Полученные данные не разбиваются по столбцам, а вставляются в одну и ту же ячейку и разделяются в ней пробелом (работает в Microsoft Office 2016 или более поздней версии).
• Выделение ячейки не сдвигается автоматически после ввода данных. Все данные вставляются в одну и ту же ячейку (работает в Microsoft Office 2016 или более поздней версии, если установлены все необходимые обновления).

Многопользовательский / Многодокументный

• Для одновременного сканирования данных в одно целевое приложение можно использовать несколько мобильных устройств сразу. Для этого подключите каждое из требующихся мобильных устройств с помощью установленого на них Приложения Scan-IT to Office к необходимой Вам надстройке/утилите Scan-IT to Office.
• Одно мобильное устройство также может передавать собранные данные в несколько целевых документов одновременно. Для этого соедините Приложение Scan-IT to Office с несколькими надстройками/утилитами Scan-IT to Office.

Приобретение и Подписки

• Приложение Scan-IT to Office можно скачать и протестировать в виде бесплатной демо-версии в магазинах Google Play и App Store.
• В демо-версии собранные данные периодически заменяются демо-текстом, а также на экране в приложении появляется демо-уведомление.
• Подписку можно приобрести через меню приложения ( ⋮ ), выбрав Купить подписку.
• Подписки по умолчанию автообновляемые. Пользователь может отменить, приостановить или снова активировать их в любое время. Подробности Вы найдете в данном посте Часто задаваемых вопросов: Cancel, Pause or Change Subscriptions.
• Для пользователей, которым требуется массовое лицензирование 10 и более устройств, TEC-IT предлагает версию Приложения для корпоративного лицензирования.
• Надстройки Scan-IT to Office и утилиты Scan-IT to Office можно скачать, установить и использовать бесплатно (см. Скачивание и установка).

Личная информация и безопасность

При разработке Scan-IT to Office мы учитывали требования к защите личной информации и безопасности:

• Решение Scan-IT to Office использует облачные сервисы Microsoft™ Azure™ (серверы находятся в Техасе, США).
• Никакие личные или собранные пользователем данные не хранятся постоянно на серверах, эта информация обрабатывается в памяти устройств.
• Данные конфигурации хранятся ислючительно в самом приложении (на Вашем мобильном устройстве) или в частном хранилище надстройки/утилиты Scan-IT to Office (на Вашем компьютере).
• Для целей установки сопряжения, анонимизированный идентификационный номер мобильного устройства (ID) передается надстройке/утилите Scan-IT to Office. Никакие данные пользователя или учетных записей не передаются.
• Для регистрации в приложении подключенных надстроек/утилит, генерируемые в случайном порядке идентификационный номер (ID) и имя надстройки/утилиты передаются приложению Scan-IT to Office.
• Соединение шифруется (https).