Scan-IT to Office: Руководство пользователя

Scan-IT to Office работает интуитивно понятно, а начать работу с ним Вы можете, выполнив всего несколько простых действий. Все, что Вам нужно сделать – это устрановить приложение на свое мобильное устройство и соответствующую надстройку на Ваш компьютер, а затем установить соединение между ними. Вы можете собирать такие данные как штрихкоды, изображения, данных ручного ввода, временных меток, геолокации и т.д., а полученные данные сразу же будут отображаться в открытых целевых документах, с которыми соединено Ваше приложение.

Показать Политику конфиденциальности

Совместимость

Приложение Scan-IT to Office доступно для устройств на базе Android и iOS (смартфонов и планшетов). Необходимая надстройка Scan-IT to Office работает на компьютерах на базе операционных систем Windows или Mac. Поддерживается передача данных в следующие программы:

  • Microsoft Word/Excel 2013 (или выше)
  • Microsoft Word/Excel 365 (десктопная и онлайн версии)
  • Google Таблицы
  • Google Chrome

Скачивание и установка

Установите приложение

Оценить приложение Scan-IT to Office Вы можете, скачав бесплатную демо-версию. От полной версии она отличается лишь тем, что в ней передаваемые данные периодически заменяются данными демо-версии. Для использования приложения без ограничений, а также работы в производственных объемах мы рекомендуем оформить подписку. Данное мобильное приложение доступно экслюзивно для Android-устройств в Google Play и для устройств на базе iOS в App Store:

Установите надстройку

Чтобы использовать это программное решение для мобильного сбора данных также необходимо установить на компьютер соответствующую целевому приложению надстройку Scan-IT to Office. Бесплатная надстройка доступна для Microsoft Office (Word/Excel), Google Таблиц и Google Chrome в соотвествующих магазинах:
Разработчики при желании могут сами создать собственную надстройку Scan-IT to Office . Руководство разработчика мы предоставляем по запросу – Просто свяжитесь с нами!

Пользовательский интерфейс

Scan-IT to Office - Connection Manager

Меню

Главное меню (Open contextual menu) содержит следующие пункты:
  • Добавить подключение
    Нажмите, чтобы установить сопряжение мобильного приложения с принимающей надстройкой, сканировав отображаемый надстройкой QR-код.
  • Показать подключения
    Показать подключенные надстройки и их текущие статусы (например, онлайн, приостановлено, офлайн).
  • Формы
    Воспользуйтесь данным пунктом, чтобы выбрать форму ввода для сбора в нее данных необходимого типа.
  • История
    Содержит перечень недавних данных сканирования (статус передачи данных, время сканирования / отправки или полученные статусные сообщения).
  • Настройки
    Здесь Вы можете менять настройки для ряда опций (типы штрих-кодов, кодировку, параметры для камеры-сканера и т.д.).

Панель

Selection Icon

Фиксация положения экрана
Приложение можно использовать в режиме портретной или альбомной ориентации. При нажатии на данную кнопку Вы можете зафиксировать желаемую ориентацию.

Selection Icon

Статус подключения
Текущий статус подключения отображается соответствующим цветом (подробнее в разделе Подключения).

Selection Icon

Формы
Нажмите, чтобы выбрать нужную форму для сбора данных.

Selection Icon

Ручной ввод
Нажмите, чтобы вручную ввести данные штрихкода через клавиатуру.

Добавить подключение (Сопряжение)

Scan-IT to Office - Connection Manager
Сопряжение соединяет мобильное приложение с надстройкой целевого документа на Вашем компьютере. Данный процесс очень прост и выполняется за пару шагов:
  • Откройте главное меню (Open contextual menu ) Вашего приложения Scan-IT to Office и выберите пункт Добавить подключение.
  • Откройте необходимый целевой документ с добавленной в него надстройкой Scan-IT to Office, которая при первом сопряжении отображает QR-код подключения.
  • В приложении выберите Сканировать QR-код.
  • Сканируйте отображенный надстройкой QR-код (см. изображение).
  • Когда приложение и надстройка покажут, что соединение активно (зеленая иконка / зеленый индикатор состояния), Вы можете начинать работу по сбору данных.
  • Далее процесс передачи данных не потребует дополнительных действий с Вашей стороны: собранные данные будут автоматически отправляться в открытые целевые документы.
  • Все текущие подключенные надстройки и их статусы подключия отображены в пункте главного меню Показать подключения.
  • Чтобы подключить несколько устройств к надстройке, просто нажмите Add Phone ( Add Phone ) под списком подключенных устройств Configured Phones.
  • Если Вы хотите отправлять данные в несколько целевых документов, Вам нужно просто подключить приложение к остальным желаемым надстройкам. Подробнее в разделе Часто задаваемых вопросов по Scan-IT to Office.

Показать подключения

Scan-IT to Office - Connection Manager
  • Для успешной передачи собранных данных, приложение должно показывать активное подключение (зеленая иконка на панели), а также запись устройства в надстройке должна быть активирована (зеленый индикатор состояния).
  • Если приложение Scan-IT to Office отображает ошибку подключения в виде красной иконки, убедитесь, что мобильное устройство подключено к интернету.
  • Если приложение Scan-IT to Office отображает проблему подключения в виде желтой иконки, убедитесь, что мобильное устройство сопряжено с надстройкой и эта надстройка в данный момент работает.
  • Если надстройка Scan-IT to Office отображает проблему подключения в виде оранжевой полоски рядом с именем мобильного устройства в списке подключенных устройств, убедитесь, что интернет-соединение компьютера работает.
  • Пожалуйста, убедитесь, что и надстройка, и приложение используют одинаковые настройки сервера (опция изменения настроек доступна только для действующих подписчиков).
  • Список всех подключенных надстроек можно посмотреть в приложении в пункте меню "Показать подключения". Индикатор состояния отображает состояние подключения надстроек (зеленый = онлайн, желтый = приостановлено, серый = офлайн).
  • Более подробную информацию по данному вопросу Вы найдете здесь: Часто задаваемые вопросы по Scan-IT to Office.
  • Если у Вас все еще есть сложности с подключением, пожалуйста, свяжитесь с нашей службой техподдержки!

Формы

Scan-IT to Office - Connection Manager
Сбор данных на смартфон или планшет производится с помощью форм ввода, имеющих четкую структуру:
  • Приложение уже содержит ряд готовых Стандартных форм.
  • При желании Вы можете создавать собственные Пользовательские формы.
  • А также мы можем создать Специальные пользовательские формы по Вашему запросу!

В редакторе форм доступны следующие типы полей данных:

  • Штрих-код
  • Текст
  • Число (например, количество)
  • Список
  • Дата
  • Время
  • Флажок
  • Изображение (сделать снимок или выбрать из галереи)
  • Месторасположение (на базе GPS)
  • Дата и Время
  • Статический текст

Вы можете поделиться пользовательскими формами, нажав на кнопку: Form Sharing
Опция «Поделиться формой» на данный момент доступна только для iOS-устройств.

История

  • Хранение данных
    Переданные данные автоматически сохраняются в истории приложения. История содержит в себе список недавних данных сканирования, включая такую информацию как статус передачи, время сканирования / отправления или полученное сообщение о статусе.
  • Работа офлайн
    При отсутствии интернет-подключения данные сохраняются в приложении на Вашем устройстве и отмечаются в истории как непереданные. При восстановлении интернет-соединения приложение автоматически передает кэшированные данные. При этом данные передаются в том же порядке, в котором они были собраны.
  • Повторная отправка данных
    При желании пользователи также могут вручную повторно отправить как отдельные записи данных из истории, так и всю хранящуюся историю.

Настройки

Scan-IT to Office - Settings
  • Настройки приложения
    В настройках приложения Scan-IT to Office Вы можете регулировать работу ряда опций, таких как распознаваемые символогии штрихкодов, префикс / суффикс для данных штрихкоды, кодировка, настройки для камеры, работающей в режиме сканера и т.д.
  • Настройки подключения
    Здесь Вы можете просматривать или менять имя устройства и список подключенных надстроек. Вы также можете выбрать сервер / порт, используемый для коммуникации. Подробнее о подключениях см. выше пункт "Показать подключения".
  • Статус лицензии
    Отображает текущий статус лицензии Вашего приложения. Вы можете оформить платную подписку, а также изменить ее статус непосредственно в приложении.
  • Опции надстройки
    Здесь Вы можете выбирать необходимый тип данных (простой тип, данные с URL кодировкой, имя и/ли ID устройства, временные метки), порядок их внесения в рабочий документ, а также сервер, используемый для коммуникации с приложением.

Ограничения

Обращаем Ваше внимание, что для работы некоторых опций требуется использование Microsoft Word/Excel 2016 или Google Таблиц. При использовании Microsoft Office 2013 могут существовать следующие ограничения:
  • Не вставляются изображения
  • В Excel данные не разбиваются по столбцам, а вставляются в одну и ту же ячейку и разделяются пробелом.
  • В Excel выделенная ячейка не сдвигается автоматически после ввода данных. Все сканированные/отправленные данные вставляются в одну и ту же ячейку.
  • Более подробную информацию Вы найдете в разделе Часто задаваемых вопросов по Scan-IT to Office.

Сценарии: Многопользовательский / Многодокументный

  • Для одновременного сканирования данных в один целевой документ (Microsoft Word / Excel, Google Таблицы или Google Chrome) можно использовать несколько мобильных устройств сразу. Для этого необходимо лишь соединить каждое из приложений Scan-IT to Office с одной общей надстройкой Scan-IT to Office.
  • Одно мобильное устройство также может передавать данные одновременно в несколько целевых документов. Для этого соедините приложение Scan-IT to Office с несколькими надстройками.
  • Подробнее в Часто задаваемых вопросах по Scan-IT to Office.

Частное облако / Локальная установка

  • Scan-IT to Office также может распространяться посредством общего сетевого ресурса (при данном сценарии наличие аккаунта Microsoft для установки или работы не требуется, подробности по запросу).
  • Мы работает над созданием возможности установки сервера Scan-IT to Office в домашнее/частное облако. Для получения более подробной информации, пожалуйста, свяжитесь с нами!

Приобретение подписки на продукт

  • Приложение Scan-IT to Office доступно в качестве бесплатной демо-версии, покупка подписки дает доступ ко всем опциям. В демо-версии собранные данные иногда могут быть заменены демо-текстом, а также на экране в приложении периодически появляется демо-уведомление.
  • Приложение Scan-IT to Office рекомендует владельцам подписки переключиться на рабочий сервер. При смене сервера, пожалуйста, убедитесь, что Вы указали те же данные используемого сервера и в надстройке Scan-IT to Office (см. вкладку «Опции» в надстройке).
  • Надстройка Scan-IT to Office является бесплатной, и ее можно скачать в соответствующем магазине (см. выше «Скачивание и установка »).

Примечания

  • TEC-IT ценит Ваши отзывы и предложения. Просто свяжитесь с нами и поделитесь своим мнением.
  • Знакомьтесь с нашими программами для работы со штрихкодами!

Личная информация и безопасность

При разработке продукта Scan-IT to Office мы учитывали требования к защите личной информации и безопасности:

  • Решение Scan-IT to Office использует облачный сервис сервера Microsoft Azure (серверы на текущий момент располагаются в Северной Америке). Этот сервер не хранит и не протоколирует данные на постоянной основе.
  • Исключительно для целей установки сопряжения, идентификационный номер мобильного устройства (ID) передается надстройке Scan-IT to Office.
  • Для регистрации в приложении подключенных надстроек, генерируемые в случайном порядке идентификационный номер (ID) и имя надстройки сообщаются приложению Scan-IT to Office.
  • Данные конфигурации, которые требуются для привязки конкретного приложения Scan-IT to Office к определенному экземпляру Microsoft Office, хранятся ислючительно в самом приложении (на Вашем устройстве) или в частном хранилище данного конкретного экземпляра Microsoft Office (на Вашем компьютере).
  • Соединение защищено за счет использования HTTPS.

Политика конфиденциальности дополнения Scan-IT to Office для Google Таблиц

  • Дополнение Scan-IT to Office для Google Таблиц использует адрес электронной почты Вашего аккаунта Google, что обеспечивает запуск данного дополнения для активного на текщий момент аккаунта, вошедшего в Google Таблицы. Это требуется в связи с техническим ограничением для надстроек Google Таблиц при использовании нескольких учетных записей в Google Chrome. Подробнее см. запись в Google Issuetracker.
  • Дополнение Scan-IT to Office для Google Таблиц не хранит постоянно каких-либо Ваших личных данных.
  • Дополнение Scan-IT to Office для Google Таблиц не передает каких-либо Ваших личных данных третьим лицам.