Scan-IT to Office: Manual de usuario

Scan-IT to Office ha sido diseñado para ser de gran utilidad. Sencilla instalación: tan solo instale la app y el complemento auxiliar. Luego escanee el código QR para emparejar la app con Office y empiece a escanear códigos de barras en sus documentos de Word y Excel. Soporta Microsoft Office 2013 (o más reciente) y Microsoft Office 365 (versión de escritorio y en línea) tanto con Microsoft Windows como Mac OS X / macOS.

Instalación

Para instalar la solución Scan-IT to Office siga estos pasos:

  • Instalar la app
  • Instale la app Scan-IT to Office en su dispositivo (para Android: Google Play Store, para iOS: App Store). Puede evaluar la app gratis. Para su uso en producción puede adquirir una suscripción.
  • Instalar el complemento de Office
  • Inicie Microsoft Word o Microsoft Excel, abra la Tienda Office de complementos, busque Scan-IT to Office e inserte lo en su documento de Word o Excel. El complemento mostrará un código QR necesario para emparejar el documento con su dispositivo Android. El complemento de Office es gratuito.
  • Emparejar la App con Office
  • Esto conectará la app de su Android a la instancia de Microsoft Office. Inicie la app y escanee el código QR que aparece en el complemento de Office. Puede usar el botón “+“ para mostrar un nuevo código QR para emparejar otros dispositivos Android.

Funcionamiento

  • Una vez emparejado con el complemento de Office, la app estará lista para escanear y transferir códigos de barras. Tanto la app como el complemento deben mostrar que la conexión es correcta y está activa (icono verde o indicador de estado en verde).
  • Para poder recibir códigos de barras en un documento, el panel de Scan-IT to Office debe estar visible y la entrada de teléfono estar activada en el complemento de Office.
  • En la pestaña de Opciones del complemento Office puede seleccionar el tipo de datos (datos planos, datos codificados en URL, nombre de dispositivo, id de dispositivo, marca de fecha y hora) y el orden en que los datos serán insertados en su documento. También puede seleccionar el servidor que se usará para la comunicación con la app Scan-IT to Office.
  • En los Ajustes de la app puede seleccionar diferentes opciones como un prefijo o sufijo del código de barras, códigos de barras reconocidos, juego de caracteres, etc. Si se ha suscrito a Scan-IT to Office también estará disponible la opción para elegir el servidor para comunicarse con el complemento de Scan-IT to Office.

Solución de problemas

  • Si la app indica un error de conexión con un icono rojo, compruebe que su dispositivo tiene acceso a Internet.
  • Si el complemento indica un error de conexión con una barra roja junto a la entrada de teléfono, compruebe que su ordenador tiene acceso a Internet. Puede intentar eliminar el teléfono del panel y reintentar tras establecer la conexión a Internet.
  • Si dispone de acceso a Internet y la app, el complemento o ambos siguen indicando problemas de conexión, es probable que el servidor seleccionado no esté preparado. Los subscriptores pueden ajustar servidor alternativos en la app y el complemento de Office como solución alternativa. Si lo desea puede ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte.
  • Por favor verifique que el complemento y la app están usando los mismos ajustes de servidor (disponible solo para subscriptores).
  • Si la app muestra un mensaje tras escanear un código de barras (.. documento de destino no disponible ...) compruebe que está visible el panel de Scan-IT to Office en la instancia emparejada de Microsoft Office y el teléfono está activado en el panel (que no aparece en estado de error o en pausa).
  • Para información detallada mire el Registro del complemento y contacte con TEC-IT.

Como desvincular un dispositivo móvil

Si quiere desvincular un smartphone o tableta específico porque ya no lo va a usar como escáner de código de barras: abra el complemento de Office y elimine el dispositivo haciendo clic en el icono 'papelera'.

Adquirir una suscripción

  • Para eliminar la limitación de la demo (los datos escaneados son reemplazados por un texto demo aleatoriamente) puede adquirir una subscripción a la app Scan-IT to Office. No se aplican tasas o cargos adicionales y puede cancelar la subscripción en cualquier momento.
  • La app Scan-IT to Office recomienda a los subscriptores que cambien a un servidor de producción. Al cambiar el servidor, por favor, compruebe que tiene los mismos ajustes en el complemento de Office y la app (vea las opciones del complemento).

Privacidad y seguridad

Scan-IT to Office se ha diseñado teniendo en cuenta la privacidad y seguridad:

  • La solución Scan-IT to Office utiliza los servicios en la nube de Microsoft Azure (servidores actualmente ubicados en Norteamérica). Los servidores no almacenan ni registran ningún dato de forma permanente.
  • Solamente con la finalidad de emparejar el dispositivo, se comparte el ID del mismo con el complemento de Office. Scan-IT to Office no utiliza ni intercambia información personal como nombre de usuario, nombres de cuenta, números de teléfono, direcciones de correo o métodos de pago.
  • Los datos de configuración, que son necesarios para asignar una app de Scan-IT to Office con una instancia de Microsoft Office, se almacenan exclusivamente en la app (en su dispositivo) o en el almacén privado de la instancia de Microsoft Office (en su PC o Mac).
  • Se utiliza https para una comunicación segura.

Instalaciones On-Premise / Nube privada

  • La app para Android puede descargarse desde la tienda de Google Play Store o de tec-it.com.
  • La versión iOS está disponible exclusivamente en App Store.
  • Para su uso en producción puede adquirir una suscripción. Una suscripción se puede comprar exclusivamente en la tienda correspondiente.
  • El complemento de Office puede distribuirse compartiéndolo en Office Store. No necesita una cuenta Microsoft para su instalación o funcionamiento. Vea más abajo.
  • Si fuera necesario, es posible utilizar un servidor 'in situ' (sin usar los servicios en la nube de Microsoft Azure). Por favor, contacte con nosotros para más detalles.

Funcionamiento fuera de línea (Off-Line)

Scan-IT to Office ha sido diseñado para ser utilizado en línea. Necesita acceso a Internet para que funcione. Versiones futuras del producto ofrecerán la posibilidad de almacenar los datos escaneados si se pierde la conexión al servidor. Los datos almacenados se podrán retransmitir manualmente.

Escenarios multiusuario

  • Puede utilizar varios dispositivos móviles para escanear datos en un documento de Microsoft Word o Microsoft Excel simultáneamente.
    Para ello, empareje cada app Scan-IT to Office con una instancia de Microsoft Office.
  • Un mismo dispositivo puede enviar los datos escaneados a varios documentos Office al mismo tiempo.
    Para ello, empareje la app Scan-IT to Office con varias instancias de Microsoft Office.

Observaciones finales