Executive Assistant & Business Operations
Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei, bringst bereichsübergreifende Vorhaben voran und sorgst dafür, dass aus offenen Punkten verlässlich Ergebnisse werden.
Stelle im Detail
Deine Aufgaben
- Prioritäten, Termine, Entscheidungen und Follow-ups der Geschäftsführung strukturieren und konsequent nachhalten
- Kleine und mittlere Projekte planen, Beteiligte koordinieren sowie Status, Blocker und nächste Schritte transparent machen
- Personaladministration, Recruiting, Onboarding und Offboarding vorbereiten und mit externen Partner:innen abstimmen
- Marketingaktivitäten, Inhalte, Kampagnen, Veranstaltungen und Unterlagen organisatorisch vorantreiben
- Sales durch CRM-Pflege, Recherchen, Angebotsvorbereitung, Follow-ups und Kundenkommunikation unterstützen
- Meetings und Workshops vorbereiten, Entscheidungen dokumentieren und vereinbarte Maßnahmen bis zum Abschluss begleiten
- Administrative Abläufe, Vorlagen, Dienstleister, Reisen und Dokumente pragmatisch organisieren und verbessern
Das bringst du mit
- Erfahrung als Executive Assistant, in Business Operations, Projektkoordination, Office Management oder einer vergleichbaren generalistischen Rolle
- Ausgeprägtes Organisationsvermögen, gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, auch bei vielen Themen klare Prioritäten zu setzen
- Verbindliche Kommunikation, konsequentes Nachhalten und Freude daran, Dinge wirklich abzuschließen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Offenheit für CRM-, Projektmanagement-, HR- und KI-Werkzeuge
- Diskretion, Eigeninitiative und die Fähigkeit, sich rasch in HR-, Marketing-, Sales- und Technologiethemen einzuarbeiten
Gehalt: Die vorgesehene KV-Einstufung ist AT. Das Mindestgrundgehalt in der Einstiegsstufe beträgt EUR 2.547 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis; Teilzeit anteilig. Je nach anrechenbarer Erfahrung gilt ein höheres KV-Mindestgehalt, eine Überzahlung ist möglich.