Scan-IT to Office: Manual de usuario

Scan-IT to Office ha sido diseñado para ser de gran utilidad. La instalación es fácil: tan solo instale la app y el complemento auxiliar. Luego escanee el código QR para emparejar la app con Office y empiece a capturar datos con códigos de barras, textos, cantidades y más en sus documentos de Word y Excel. Disponible para Microsoft Office 2013 (o más reciente) y Microsoft Office 365 (versión de escritorio y en línea) tanto con Microsoft Windows como Mac OS X / macOS; así como Hojas de cálculo de Google.

Instalación

Para instalar la solución Scan-IT to Office siga estos pasos:

  1. Instalar la app
    Instale la app Scan-IT to Office en su dispositivo (para Android: Google Play Store, para iOS: App Store). Puede evaluar la app gratis. Para su uso en producción le pedimos que adquiera una suscripción.
  2. Instalar el complemento de Office / Hojas de cálculo de Google
    Descargue el complemento de Office de Microsoft AppSource o el complemento de Hojas de cálculo de Google de Chrome Webstore e insértelo en su documento. El complemento mostrará un código QR necesario para emparejar el documento con su dispositivo Android en el siguiente paso. El complemento de Office y el complemento de Hojas de cálculo de Google son gratuitos.
  3. Emparejar la App con Office
    Esto conectará la app de su Android a la instancia de Microsoft Office. Inicie la app y escanee el código QR que aparece en el complemento de Office. Puede usar el botón “+“ para mostrar un nuevo código QR para emparejar otros dispositivos Android.

Funcionamiento

  • Una vez emparejado con el complemento de Office, la app estará lista para escanear y transferir códigos de barras. Tanto la app como el complemento deben mostrar que la conexión es correcta y que está activa (icono verde o indicador de estado en verde).
  • Para poder recibir códigos de barras en un documento, el panel de Scan-IT to Office debe estar visible y activada la entrada del dispositivo en el complemento de Office.
  • En la pestaña de Opciones del complemento Office puede seleccionar el tipo de datos (datos planos, datos codificados en URL, nombre de dispositivo, id de dispositivo, marca de fecha y hora) y el orden en que los datos serán insertados en su documento. También puede seleccionar el servidor que se usará para la comunicación con la app Scan-IT to Office.
  • En los Ajustes de la app puede seleccionar diferentes opciones como un prefijo o sufijo del código de barras, códigos de barras reconocidos, juego de caracteres, etc. Si se ha suscrito a Scan-IT to Office también estará disponible la opción para elegir el servidor para comunicarse con el complemento de Scan-IT to Office.

Formularios de entrada

Los formularios de entrada le permiten capturar y enviar diferentes tipos de entradas. En este menú puede elegir entre los diferentes formularios de entrada predefinidos o puede crear sus propios formularios.
  • Scan-IT to Office le ofrece Formularios de entrada predefinidos para escanear o introducir códigos de barras, imágenes, campos de texto y cantidades.
  • Con el Editor de formularios puede crear, editar y combinarlos según sus necesidades.
  • Para requerimientos específicos, le ofrecemos Formularios de entrada personalizados ppara cualquier trabajo imaginable (basados en HTML-5). Tan solo ¡contacte con nosotros!

Limitaciones

Tenga en cuenta que algunas características solo funcionan con Microsoft Word/Excel 2016 (o una versión más reciente). Puede tener las siguientes limitaciones:
  • No puede insertar imágenes
  • Los datos no se dividen en columnas, sino que se insertan en una sola columna separados por espacios.
  • La celda seleccionada no se puede cambiar tras insertar. Todos los datos escaneados/enviados se insertan en la misma celda.
  • Para más información, mire Scan-IT to Office - Preguntas frecuentes.

Solución de problemas

  • Si la app indica un error de conexión con un icono rojo, compruebe que su dispositivo tiene acceso a Internet.
  • Si el complemento indica un error de conexión con una barra roja junto a la entrada de teléfono, compruebe que su ordenador tiene acceso a Internet. Puede intentar eliminar el teléfono del panel y reintentar tras establecer la conexión a Internet.
  • Si dispone de acceso a Internet y la app, el complemento o ambos siguen indicando problemas de conexión, es probable que el servidor seleccionado no esté preparado. Los subscriptores pueden ajustar servidores alternativos en la app y el complemento de Office como solución alternativa. Si lo desea puede ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte.
  • Por favor verifique que el complemento y la app están usando los mismos ajustes de servidor (disponible solo para subscriptores).
  • Si la app muestra un mensaje tras escanear un código de barras (... documento de destino no disponible ...) compruebe que está visible el panel de Scan-IT to Office en la instancia emparejada de Microsoft Office y el teléfono está activado en el panel (que no aparece en estado de error o en pausa).
  • Para información detallada mire el Registro del complemento y contacte con TEC-IT.

Como desvincular un dispositivo móvil

Si quiere desvincular un smartphone o tableta en concreto porque ya no lo va a usar como escáner de código de barras: abra el complemento de Office y elimine el dispositivo haciendo clic en el icono 'papelera'.

Adquirir una suscripción

  • Para eliminar la limitación de la demo (los datos escaneados son reemplazados por un texto demo aleatoriamente) puede adquirir una subscripción a la app Scan-IT to Office. No se aplican tasas o cargos adicionales y puede cancelar la subscripción en cualquier momento.
  • La app Scan-IT to Office recomienda a los subscriptores que cambien a un servidor de producción. Al cambiar el servidor, por favor, compruebe que tiene los mismos ajustes en el complemento de Office y la app (vea las opciones del complemento).

Privacidad y seguridad

Scan-IT to Office se ha diseñado teniendo en cuenta la privacidad y seguridad:

  • La solución Scan-IT to Office utiliza los servicios en la nube de Microsoft Azure (servidores actualmente ubicados en Norteamérica). Los servidores no almacenan ni registran ningún dato de forma permanente.
  • Solamente con la finalidad de emparejar el dispositivo, se comparte el ID del mismo con el complemento de Office. Scan-IT to Office no utiliza ni intercambia información personal como nombre de usuario, nombres de cuenta, números de teléfono, direcciones de correo o métodos de pago.
  • Los datos de configuración, que son necesarios para asignar una app de Scan-IT to Office con una instancia de Microsoft Office, se almacenan exclusivamente en la app (en su dispositivo) o en el almacén privado de la instancia de Microsoft Office (en su PC o Mac).
  • Se utiliza https para una comunicación segura.

Nube privada / Instalaciones in situ

  • Scan-IT to Office también puede distribuirse usando un recurso compartido de red (no necesita una cuenta Microsoft para la instalación y funcionamiento en este escenario, más detalles previa petición).
  • Estamos trabajando en la posibilidad de instalaciones in situ / nube privada del servidor de Scan-IT to Office. Por favor, contacto con nosotros para más detalles.

Funcionamiento fuera de línea (Off-Line)

Le recomendamos utilizar Scan-IT to Office con una conexión a internet activa. Si está fuera de línea, Scan-IT to Office almacenará en el búfer del dispositivo los datos introducidos. Scan-IT to Office para Android transmite automáticamente los datos almacenados si la conexión a internet se restablece.

Escenarios multiusuario

  • Puede utilizar varios dispositivos móviles para escanear datos en un documento de Microsoft Word o Microsoft Excel simultáneamente.
    Para ello, empareje cada app Scan-IT to Office con una instancia de Microsoft Office.
  • Un mismo dispositivo puede enviar los datos escaneados a varios documentos Office al mismo tiempo.
    Para ello, empareje la app Scan-IT to Office con varias instancias de Microsoft Office.

Observaciones finales