Scan-IT to Office: Manual de usuario

Scan-IT to Office ha sido diseñado para ser de gran utilidad. La instalación es fácil: tan solo instale la app y el complemento auxiliar. Luego escanee el código QR para emparejar la app con Office y empiece a capturar datos con códigos de barras, textos, cantidades y más en sus documentos de Word y Excel. Disponible para Microsoft Office 2013 (o más reciente) y Microsoft Office 365 (versión de escritorio y en línea) tanto con Microsoft Windows como Mac OS X / macOS; así como Hojas de cálculo de Google.

Instalación

Para instalar la solución Scan-IT to Office siga estos pasos:

  1. Instalar la app
    Instale la app Scan-IT to Office en su dispositivo (para Android: Google Play Store, para iOS: App Store). Puede evaluar la app gratis. Para su uso en producción le pedimos que adquiera una suscripción.
  2. Instalar el complemento de Office / Hojas de cálculo de Google
    Descargue el complemento de Office de Microsoft AppSource o el complemento de Hojas de cálculo de Google de Chrome Webstore e insértelo en su documento. El complemento mostrará un código QR necesario para emparejar el documento con su dispositivo Android en el siguiente paso. El complemento de Office y el complemento de Hojas de cálculo de Google son gratuitos.
  3. Emparejar la App con Office
    Esto conectará la app de su Android a la instancia de Microsoft Office. Inicie la app y escanee el código QR que aparece en el complemento de Office. Puede usar el botón “+“ para mostrar un nuevo código QR para emparejar otros dispositivos Android.

Funcionamiento

  • Una vez emparejado con el complemento de Office, la app estará lista para escanear y transferir códigos de barras. Tanto la app como el complemento deben mostrar que la conexión es correcta y que está activa (icono verde o indicador de estado en verde).
  • Para poder recibir códigos de barras en un documento, el panel de Scan-IT to Office debe estar visible y activada la entrada del dispositivo en el complemento de Office.
  • En la pestaña de Opciones del complemento Office puede seleccionar el tipo de datos (datos planos, datos codificados en URL, nombre de dispositivo, id de dispositivo, marca de fecha y hora) y el orden en que los datos serán insertados en su documento. También puede seleccionar el servidor que se usará para la comunicación con la app Scan-IT to Office.
  • En los Ajustes de la app puede seleccionar diferentes opciones como un prefijo o sufijo del código de barras, códigos de barras reconocidos, juego de caracteres, etc. Si se ha suscrito a Scan-IT to Office también estará disponible la opción para elegir el servidor para comunicarse con el complemento de Scan-IT to Office.

Formularios de entrada

En esta pestaña puede seleccionar formularios de entrada predefinidos o puede generar sus propios formularios de entrada:
  • Elija entre diferentes formularios de entrada predefinidos para escanear o introducir códigos de barras, imágenes, campos de texto y cantidades.
  • Con el editor de formularios* usted podrá crear, editar y combinarlos según sus necesidades.
  • Para necesidades específicas, ofrecemos Formularios de entrada personalizados para cualquier proceso de trabajo imaginable (basados en HTML-5). Tan solo ¡contacte con nosotros!
*Por favor, tenga en cuenta que esta función solo está disponible actualmente en sistemas iOS.

Limitaciones

Tenga en cuenta que algunas características solo funcionan con Microsoft Word/Excel 2016 (o una versión más reciente). Puede tener las siguientes limitaciones:
  • No puede insertar imágenes
  • Los datos no se dividen en columnas, sino que se insertan en una sola columna separados por espacios.
  • La celda seleccionada no se puede cambiar tras insertar. Todos los datos escaneados/enviados se insertan en la misma celda.
  • Para más información, mire Scan-IT to Office - Preguntas frecuentes.

Solución de problemas

  • Si la app indica un error de conexión con un icono rojo, compruebe que su dispositivo tiene acceso a Internet.
  • Si el complemento indica un error de conexión con una barra roja junto a la entrada de teléfono, compruebe que su ordenador tiene acceso a Internet. Puede intentar eliminar el teléfono del panel y reintentar tras establecer la conexión a Internet.
  • Si dispone de acceso a Internet y la app, el complemento o ambos siguen indicando problemas de conexión, es probable que el servidor seleccionado no esté preparado. Los subscriptores pueden ajustar servidores alternativos en la app y el complemento de Office como solución alternativa. Si lo desea puede ponerse en contacto con nuestro equipo de soporte.
  • Por favor verifique que el complemento y la app están usando los mismos ajustes de servidor (disponible solo para subscriptores).
  • Si la app muestra un mensaje tras escanear un código de barras (... documento de destino no disponible ...) compruebe que está visible el panel de Scan-IT to Office en la instancia emparejada de Microsoft Office y el teléfono está activado en el panel (que no aparece en estado de error o en pausa).
  • Para información detallada mire el Registro del complemento y contacte con TEC-IT.

Como desvincular un dispositivo móvil

Si quiere desvincular un smartphone o tableta en concreto porque ya no lo va a usar como escáner de código de barras: abra el complemento de Office y elimine el dispositivo haciendo clic en el icono 'papelera'.

Adquirir una suscripción

  • Para eliminar la limitación de la demo (los datos escaneados son reemplazados por un texto demo aleatoriamente) puede adquirir una subscripción a la app Scan-IT to Office. No se aplican tasas o cargos adicionales y puede cancelar la subscripción en cualquier momento.
  • La app Scan-IT to Office recomienda a los subscriptores que cambien a un servidor de producción. Al cambiar el servidor, por favor, compruebe que tiene los mismos ajustes en el complemento de Office y la app (vea las opciones del complemento).

Privacidad y seguridad

Scan-IT to Office se ha diseñado teniendo en cuenta la privacidad y seguridad:

  • La solución Scan-IT to Office utiliza los servicios en la nube de Microsoft Azure (servidores actualmente ubicados en Norteamérica). Los servidores no almacenan ni registran ningún dato de forma permanente.
  • Solamente con la finalidad de emparejar el dispositivo, se comparte el ID del mismo con el complemento de Office. Scan-IT to Office no utiliza ni intercambia información personal como nombre de usuario, nombres de cuenta, números de teléfono, direcciones de correo o métodos de pago.
  • Los datos de configuración, que son necesarios para asignar una app de Scan-IT to Office con una instancia de Microsoft Office, se almacenan exclusivamente en la app (en su dispositivo) o en el almacén privado de la instancia de Microsoft Office (en su PC o Mac).
  • Se utiliza https para una comunicación segura.

Instalaciones in situ / Nube privada

  • La app para Android puede descargarse desde la tienda de Google Play Store o de tec-it.com.
  • La versión iOS está disponible exclusivamente en App Store.
  • Para su uso en producción puede adquirir una suscripción. Una suscripción se puede comprar exclusivamente en la tienda correspondiente.
  • El complemento de Office puede distribuirse compartiéndolo en Microsoft AppSource. No necesita una cuenta Microsoft para su instalación o funcionamiento. Vea más abajo.
  • Si fuera necesario, es posible utilizar un servidor 'in situ' (sin usar los servicios en la nube de Microsoft Azure). Por favor, contacte con nosotros para más detalles.

Funcionamiento fuera de línea (Off-Line)

Le recomendamos utilizar Scan-IT to Office con una conexión a internet activa. Si está fuera de línea, Scan-IT to Office almacenará en el búfer del dispositivo los datos introducidos. Scan-IT to Office para Android transmite automáticamente los datos almacenados si la conexión a internet se restablece.

Escenarios multiusuario

  • Puede utilizar varios dispositivos móviles para escanear datos en un documento de Microsoft Word o Microsoft Excel simultáneamente.
    Para ello, empareje cada app Scan-IT to Office con una instancia de Microsoft Office.
  • Un mismo dispositivo puede enviar los datos escaneados a varios documentos Office al mismo tiempo.
    Para ello, empareje la app Scan-IT to Office con varias instancias de Microsoft Office.

Observaciones finales